Prozess-Beratung
Fragen Sie drei Personen, wie eine Reklamation bearbeitet wird, und Sie hören drei Abläufe. Wir nehmen den Vorgang an echten Fällen auf und entwickeln in einer Konzeptphase ein Zielbild, über das Fachbereich und IT entscheiden können.
Das Organigramm erklärt
noch keinen Arbeitstag.
Wir beginnen bei einem Fall, nicht bei einem Schaubild. Eine Stellenbeschreibung sagt, wer zuständig ist. Sie sagt nicht, warum ein Vorgang zur Klärung zurückgeht, wo eine Anlage gesucht wird oder welche Angabe vor der Freigabe fehlt.
Deshalb gehen unsere Analytiker mit den Beteiligten konkrete Vorgänge durch: Was kommt an? Wer prüft? Welche Regel gilt im Normalfall, welche Richtlinie ist zu beachten? Wo wechselt die Arbeit zwischen E-Mail, Laufwerk, ERP und Fachanwendung? Aus Beobachtung, Gespräch und vorhandener Dokumentation entsteht ein gemeinsames Bild des heutigen Ablaufs.
Die Ausnahme
gehört ins Konzept.
Ein Soll-Ablauf, der vollständige Unterlagen voraussetzt, ist für den Alltag zu schmal. Neben dem Normalfall klären wir deshalb Rückfragen, Korrekturen, Vertretungen und Abbrüche.
Nicht jede Besonderheit bleibt erhalten. Gemeinsam entscheiden wir, welche Schritte entfallen, welche vereinheitlicht werden und welche ein System unterstützen soll. Aus „Das System müsste früher informieren“ wird so eine prüfbare Anforderung: Welches Ereignis löst die Information aus, wer braucht sie, und wo wird der nächste Schritt bearbeitet?
Der Fachbereich bringt ein
- Fälle, Fristen und ihre Folgen
- Ausnahmen, die in keiner Richtlinie stehen
- die Entscheidung, was sich ändern soll
Die IT bringt ein
- Datenverantwortung je System
- Schnittstellen und ihre Grenzen
- Anforderungen an den Betrieb
Wir bringen ein
- Aufnahme und Moderation
- ein Modell, das beide Seiten lesen können
- Erfahrung aus der Umsetzung mit ELO, ACTIWARE.IO und Portrait AI
- Ergebnis
Am Ende steht mehr als ein Schaubild.
Die Konzeptphase ist eine eigene, klar umrissene Leistung zum Festpreis. Was sie liefert, steht im Angebot. Dazu können gehören:
Ist-Ablauf
Der heutige Vorgang mit Rollen, Unterlagen, Systemwechseln und Ausnahmen – dokumentiert an echten Fällen.
Zielbild
Der künftige Ablauf: wer was bearbeitet, welche Information wo liegt und was als Nächstes geschieht.
Informations- und Aktenstruktur
Welche Dokumente zu welchem Vorgang gehören und welche Angaben sie tragen.
Integrationskonzept
Welche Systeme Daten austauschen, was übergeben wird und welches System führend bleibt – bei Bedarf mit einem Plan für Altdaten.
Lösungsarchitektur
Welche Aufgabe ELO übernimmt, wo ACTIWARE.IO oder Portrait dazukommen und was entwickelt werden muss.
Aufwand und Fahrplan
Eine Aufwandsschätzung, die Reihenfolge der Schritte und ein Angebot für die Umsetzung. Ob Sie es annehmen, entscheiden Sie danach.
Ein Ablauf genügt für den Anfang.
Häufige Fragenzu Prozess-Beratung und Digitalisierung
Mit einem, der oft vorkommt, mehrere Stellen beschäftigt und heute jedes Mal etwas anders erklärt wird. Er muss nicht der größte sein. Wichtiger ist, dass die Beteiligten Zeit haben, ihn mit uns durchzugehen.
Es ist kostenlos und unverbindlich und beantwortet eine begrenzte Frage: Passen Aufgabe, Ziel und Systemlandschaft zu uns? Eine Prozessaufnahme, eine Analyse Ihrer Systeme oder ein Lösungskonzept liefert es nicht. Dafür gibt es die Konzeptphase, die Sie eigens beauftragen.
Das hängt vom Ablauf ab und steht im Angebot zur Konzeptphase. Gebraucht werden die Personen, die den Vorgang täglich bearbeiten: zuerst für das Durchgehen der Fälle, später für die Abstimmung des Zielbilds. Die IT kommt dazu, sobald es um Systeme, Schnittstellen und Betrieb geht.
Nein. Die Umsetzung beauftragen Sie eigens – oder gar nicht. Das Konzept beschreibt Ablauf, Struktur und Architektur so, dass Sie darüber entscheiden können.
Ein Workshop, in dem Teams gemeinsam eine Stadt aus Klemmbausteinen bauen und dabei die Phasen eines Digitalisierungsvorhabens durchlaufen – unklare Anforderungen und knappes Budget inbegriffen. Den Hintergrund beschreibt die Story Warum Digitalisierungsprojekte scheitern.
Digitalisierung und Automatisierung werden bei den Wiener Linien großgeschrieben. Deshalb haben wir Treskon als Business-Partner an unserer Seite – für Koordination und Projektmanagement. So gelingt es uns, weitere Schritte zu setzen und unsere internen Prozesse zielstrebig umzusetzen.
Vom Zielbild
zur Umsetzung.
Steht fest, wie ein Ablauf laufen soll, braucht er eine Ablage für seine Unterlagen und Verbindungen zwischen den Systemen. Zwei Leistungen, die das Zielbild umsetzen.
Dokumentenmanagement
- ELO
- Portrait AI
- Capture
- KI-Mitarbeiter
Das Zielbild nennt die Unterlagen eines Vorgangs. Im Dokumentenmanagement wird daraus eine Akte mit Metadaten und Rechten, eingerichtet in ELO.
Mehr zur Leistung: Dokumentenmanagement
KI-Potenzialanalyse
- Reifegrad
- Wirtschaftlichkeit
- KI-Roadmap
Wo lohnt sich KI bei Ihnen? Wir bewerten Reifegrad, Prozesse und Anwendungsfälle, rechnen die Wirtschaftlichkeit und liefern eine priorisierte KI-Roadmap.
Mehr zur Leistung: KI-Potenzialanalyse
Kein Ablauf gleicht
dem der Nachbarbranche.
Und doch lohnt der Blick hinüber: Rückfragen, fehlende Unterlagen und Übergaben kennt jede. Vielleicht erkennen Sie Ihren eigenen Ablauf wieder.
