Vom Beleg in die
Der Beleg entsteht unterwegs, die Prüfung folgt später. Dazwischen genügt ein Foto: mobil erfasst und zur Bearbeitung an ELO übergeben. Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung konzipieren wir passend zu Ihrer Systemlandschaft.
Der beste Zeitpunkt für die Erfassung ist kurz nach dem Kauf.
Restaurantrechnung, Bahnticket oder Hotelbeleg verschwinden schnell zwischen Tasche, Fotoablage und Postfach. Wird die Ausgabe direkt mobil erfasst, kommen Bild und erforderliche Angaben im selben Arbeitsschritt zusammen.
Ein Foto vom Parkbeleg. Mehr braucht es nicht.
Der Termin ist vorbei, der Beleg noch in der Hand. Ein Foto an den KI-Mitarbeiter genügt: Er liest Ort, Datum und Betrag aus, ordnet den Kundentermin zu und prüft die Spesenrichtlinie.
Nach Ihrer Bestätigung liegt die Spese in ELO und geht zur Freigabe. Abtippen und Nachreichen entfallen.
Vom Zettel
Spesen scheitern selten an der Regel, sondern am Weg dorthin. Wer Belege sammelt, abtippt und nachreicht, schiebt die Abrechnung auf. Eine App für die Hand nimmt den Beleg dort auf, wo er entsteht.
Mit Excel und Papier
- Excel-Vorlagen, die nur am Desktop funktionieren
- Belege im Büro scannen und von Hand abtippen
- Medienbrüche zwischen Außendienst, Vorgesetzten und Buchhaltung
- Verzögerte Auszahlung, unklare Reiseaufwände
- Hohe Prozesskosten durch viele manuelle Schritte
Mit der App
- Eine App, die in Ihre IT-Landschaft eingebunden ist
- Die KI liest den Beleg aus und legt ihn ab
- Einreichen und Freigabe beantragen auf Knopfdruck
- Innerhalb von Stunden der richtigen Kostenstelle zugewiesen und freigegeben
- Onboarding in 20 Minuten – auch ohne IT-Affinität
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen.
Nach Mitarbeiterzahl und Modulen konfiguriert. Angebot kommt per E‑Mail.
Ein paar Klicks, ein realistischer Richtwert, ein konkretes Angebot innerhalb von 24 Stunden. Unverbindlich.
Häufige Fragenzur Spesenverwaltung
Ort, Datum und Betrag. Dazu ordnet der KI-Mitarbeiter den Beleg einem Termin zu und prüft ihn gegen Ihre Spesenrichtlinie. Bevor die Spese in ELO abgelegt wird, bestätigen Sie die Angaben – was falsch erkannt wurde, korrigieren Sie an dieser Stelle. Wie das Auslesen von Kassenbelegen und Handschrift als Leistung aufgebaut ist, lesen Sie unter Intelligent Document Processing (IDP).
Die Person, die Ihr Freigabeweg dafür vorsieht. Die Spese liegt nach der Erfassung in ELO und geht von dort zur Freigabe. Danach werden die Daten für den Export an Ihre Finanzbuchhaltung aufbereitet.
Über den Konfigurator auf dieser Seite: Sie wählen Mitarbeiterzahl und Module und erhalten einen unverbindlichen Richtwert. Das Angebot dazu kommt per E-Mail.
Dann passt die Reisekostenabrechnung: Sie fasst die Belege einer Reise zusammen. Die Spesenverwaltung ist für die einzelne Ausgabe gedacht – das Parkticket, das Geschäftsessen.
Ein Beleg ist
selten der einzige.
Auf einer Dienstreise kommen mehrere zusammen, und im Büro treffen täglich Rechnungen von Lieferanten ein. Zwei Anwendungen für das, was über die einzelne Spese hinausgeht.
Reisekostenabrechnung
- ELO
- Portrait AI
- Capture
- Workflow
Hotel, Bahn, Taxi: Die Belege einer Dienstreise gehen gesammelt an einen KI-Mitarbeiter. Er prüft sie gegen die Reiserichtlinie und legt die Abrechnung in ELO an.
Mehr zur Anwendung: Reisekostenabrechnung
Rechnungserfassung
- ELO
- ELO Invoice
- Portrait AI
Auch die Rechnung des Lieferanten soll niemand abtippen. ELO Invoice liest sie aus und führt sie durch Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an das ERP.
Mehr zur Anwendung: Rechnungserfassung
Spesen entstehen
in jeder Branche anders.
Montageeinsatz, Baustellenfahrt oder Kundenbesuch: Der Anlass prägt den Beleg. Die Branchenseiten zeigen, was sonst noch anfällt.
