ELO-Schnittstelle zu
d.vinci führt Bewerbungen bis zur Zusage und neue Mitarbeitende durch das Onboarding. Am ersten Arbeitstag beginnt etwas anderes: eine Personalakte mit eigenen Zugriffsrechten und eigenen Fristen. Was aus der Bewerbung dorthin gehört, legen Sie einmal fest – nicht bei jeder Einstellung neu.
- Vier Regeln
Personalunterlagen wechseln das System nur nach festen Regeln.
Bevor ein Dokument aus d.vinci in die Personalakte gelangt, stehen vier Dinge fest. Wir erarbeiten sie mit Personalabteilung, Datenschutz und IT.
Nur was vereinbart ist
Lebenslauf, Zeugnisse, unterschriebener Vertrag – oder weniger. Die Liste der Dokumentarten ist Teil des Konzepts, nicht der Technik.
Ein eindeutiger Auslöser
Die Vertragsunterschrift, der erste Arbeitstag oder der Abschluss des Onboardings. Ein Statuswechsel in d.vinci, kein Zuruf.
Rechte vor Inhalt
Wer in der Personalakte was sehen darf, ist festgelegt, bevor das erste Dokument ankommt.
Absagen bleiben draußen
Unterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern, die nicht eingestellt werden, gehören nicht in ELO. Was mit ihnen geschieht, regeln Sie in d.vinci.
Die Zusage ist erteilt.
Jetzt beginnt das Herunterladen.
Ein Beispiel aus der Personalabteilung. Eine Bewerberin nimmt das Angebot an. In d.vinci liegen Lebenslauf, Zeugnisse und der Schriftverkehr; im Onboarding lädt sie Bankverbindung und Nachweise hoch.
Ohne Verbindung öffnet die Sachbearbeiterin jedes Dokument, speichert es, benennt es um und legt es in der Personalakte ab. Mit der Anbindung löst der vereinbarte Status die Übergabe aus: Die Akte wird in ELO angelegt, mit Name, Stelle und Eintrittsdatum aus d.vinci, und die festgelegten Dokumente liegen im richtigen Register.
Der Arbeitsvertrag läuft als eigener Vorgang: Entwurf, Freigabe, Unterschrift, Ablage.
Bleibt in d.vinci
- Stellen, Ausschreibungen und Karriereseite
- Bewerbungen und ihr Stand im Auswahlprozess
- Aufgaben und Uploads im Onboarding
Beginnt in der Personalakte
- Arbeitsvertrag mit Freigabeverlauf
- Zeugnisse und Nachweise aus der Bewerbung
- Alles, was im Arbeitsverhältnis folgt
d.vinci ist ein Cloud-Dienst. Was das für die Übergabe heißt.
d.vinci beschreibt seine Software als SaaS-Lösung mit Servern in einem Rechenzentrum in Hamburg. Die Personalakte in ELO betreiben Sie dort, wo Ihre Personaldaten liegen sollen.
- Bewerbung
- Onboarding
- Personalakte
Der Weg heraus
d.vinci nennt mit d.vinci Connect eine Verbindung zu HR- und Abrechnungssystemen und dokumentiert eine REST-API. Welcher Weg für Dokumente in Frage kommt, klären wir mit d.vinci und Ihrer IT.
Nur eine Richtung
Für die Personalakte genügt die Übergabe von d.vinci nach ELO. Eine Rückmeldung, etwa dass der Vertrag unterschrieben ist, ist möglich, aber kein Muss.
Zugang für Führungskräfte
Wer nur einen Vertrag freigibt oder eine Unterlage einreicht, tut das über Portrait AI und sieht dabei nicht die ganze Akte.
Häufige Fragenzu d.vinci und ELO
Den Zeitpunkt legen Sie fest: mit der Vertragsunterschrift, zum ersten Arbeitstag oder nach Abschluss des Onboardings. Wichtig ist, dass der Auslöser eindeutig ist und nur die vereinbarten Dokumente übergeben werden.
Das legen Sie fest. Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen werden mit Personalabteilung und Datenschutz abgestimmt und in ELO abgebildet. Die rechtliche Bewertung liegt bei Ihnen und Ihren Beratern.
Es kann. Die Personalakte nimmt Dokumente aus mehreren Quellen auf, etwa Lohnzettel oder Bescheinigungen. Wir beginnen mit der Übergabe aus d.vinci und erweitern, wenn sie läuft.