Mietverträge, Abrechnungen, Wartungsprotokolle und Korrespondenz gehören zu Objekt, Einheit und Partei. Wir legen sie so ab, dass Verwaltung, Technik und Buchhaltung den vollständigen Stand zu jedem Objekt finden.
- Ein Objektleben
Das Gebäude bleibt.
Parteien, Dienstleister und Perioden wechseln.
Sechs Kapitel, in denen eine Verwaltung Unterlagen wiederfinden muss, die vor Jahren entstanden sind.
Einzug
Mietvertrag, Übergabeprotokoll mit Fotos, Kaution. Jahre später, beim Auszug, entscheidet genau dieses Protokoll.
Laufender Betrieb
Anfragen der Parteien, Anpassungen des Mietzinses, Schriftverkehr. Die Antwort an einen Mieter beginnt mit einem Blick in seine Akte.
Schaden und Instandhaltung
Meldung, Foto, Angebot, Auftrag, Leistungsnachweis, Rechnung. Was zusammengehört, bleibt zusammen, auch wenn es über Telefon, E-Mail und Fachfirma eintrifft.
Abrechnung
Jede Rechnung braucht Objekt, Kostenbezug und Periode. Die Betriebskostenabrechnung erstellt weiter Ihre Hausverwaltungssoftware; die Belege dazu liegen in der Akte bereit.
Auszug und Neuvermietung
Kündigung, Rücknahmeprotokoll, Abrechnung der Kaution. Die Einheit bekommt eine neue Partei, ihre Vorgeschichte bleibt lesbar.
Wechsel in Eigentum oder Verwaltung
Wer ein Objekt übergibt oder übernimmt, braucht die Akte vollständig – nicht den Inhalt einzelner Postfächer.
Objekt, Einheit und Partei
ordnen die Akte
In der Immobilienverwaltung hängen viele Unterlagen an einem Objekt und an mehreren Beteiligten zugleich. Eine Aktenstruktur nach Objekt und Einheit macht Verträge, Fristen und Belege auffindbar – auch für Rückfragen von Eigentümern oder Mietern. Wie die Akte für Ihren Bestand aussieht, erarbeiten wir in der Konzeptphase.
So kann eine Objektakte gegliedert sein
- Liegenschaft und Gebäude: Pläne, Bescheide, Versicherungen
- Einheit: Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Mieterkommunikation
- Technik: Wartungsverträge, Prüfberichte, Schadensmeldungen
- Abrechnung: Rechnungen und Belege je Periode
- Eigentümer: Beschlüsse, Protokolle, Berichte
Vier Anwendungen
für Verwaltung, Technik und Buchhaltung.
Was die Objektakte ordnet, bearbeiten diese Anwendungen weiter.
Vertragsmanagement
Mietverträge, Wartungs- und Versicherungsverträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Die Wiedervorlage meldet sich vor dem Stichtag, nicht danach.
Zum VertragsmanagementRechnungserfassung
Rechnungen von Handwerkern und Versorgern auslesen, dem Objekt zuordnen und freigeben. Die Übergabe an die Buchhaltung folgt Ihrem Prozess.
Zur RechnungserfassungKundenportale
Eigentümer und Mieter rufen ihre Unterlagen selbst ab, KI-Mitarbeiter nehmen Anfragen entgegen. Was das Portal zeigt, bestimmen Sie.
Zu den KundenportalenMobiles Arbeiten
Bei der Begehung die Unterlagen zum Objekt aufrufen und Fotos und Protokoll gleich dem Vorgang zuordnen.
Zu Mobiles Arbeiten
Häufige Fragenzur Immobilienverwaltung
Nein. Stammdaten, Vorschreibung und Betriebskostenabrechnung bleiben in Ihrer Hausverwaltungssoftware. Die Akte führt die Dokumente dazu und bezieht sich auf dieselben Objekte, Einheiten und Parteien. Welche Daten zwischen den Systemen fließen können, prüfen wir technisch, bevor wir es zusagen.
Ja, über ein Portal mit persönlichem Zugang. Ob dort Abrechnungen, Protokolle oder Verträge stehen, entscheiden Sie je Objekt und Nutzergruppe. Anfragen aus dem Portal lassen sich einem Vorgang in der Objektakte zuordnen.
Schrittweise. Zuerst klären wir, welche Unterlagen im Tagesgeschäft gebraucht werden, und übernehmen diese geordnet nach Objekt und Einheit. Ob sich das Scannen alter Papierakten lohnt, entscheiden wir je Bestand mit Ihnen.
Laufzeiten und Kündigungsfristen stehen an der Vertragsakte, Wiedervorlagen erinnern vor dem Stichtag. Welche Fristen überwacht werden und wer die Erinnerung erhält, legen Sie fest.