ELO-Schnittstelle zu
ap+ begleitet einen Auftrag im Maschinen- und Anlagenbau vom Angebot bis zur Auslieferung. Was der Kunde dabei unterschreibt, ändert und abnimmt, steht in Dokumenten, und die liegen selten an einem Ort. In ELO bilden sie die Akte zur Maschine.
- Lebenslauf eines Auftrags
Vom Angebot bis zur Abnahme: wo unterwegs Dokumente entstehen.
Jede Phase eines Auftrags hinterlässt Unterlagen, die ap+ nicht führen muss, die aber jemand wiederfinden will.
Angebot
Lastenheft, Angebotsfassungen, Schriftverkehr. In der Akte ist erkennbar, welche Fassung der Kunde beauftragt hat.
Konstruktion
Freigegebene Zeichnungen und Änderungsmitteilungen. Jede Änderung trägt Datum und Freigabe.
Beschaffung und Fertigung
Zeugnisse der Zulieferer, Prüfprotokolle, Fotos aus der Montage.
Abnahme
Protokolle der Abnahme im Werk und beim Kunden, mit offenen Punkten und Unterschriften.
Service
Wartungsberichte und Ersatzteilanfragen. Wer Jahre später anruft, trifft auf jemanden, der die Maschine in der Akte vor sich hat.
Die Abnahme ist unterschrieben.
Die offenen Punkte stehen auf Seite vier.
Ein Beispiel aus der Projektleitung. Bei der Abnahme beim Kunden werden Restpunkte protokolliert. Das unterschriebene Protokoll fährt im Koffer des Projektleiters zurück und landet als Scan in seinem Postfach.
In ELO wird es zur Akte des Auftrags gelegt, mit Auftragsnummer und Kunde aus ap+. Die offenen Punkte werden zu Aufgaben mit Termin; die Freigabe der Schlussrechnung kann der Workflow an ihre Erledigung knüpfen.
Der Service übernimmt die Maschine mit allem, was dazu vereinbart wurde.
Bleibt in ap+
- Angebot, Auftrag und Stückliste
- Produktionsplanung und Feinplanung
- Warenwirtschaft und Rechnungen in ap+
Liegt in der Maschinenakte
- Lastenheft und beauftragte Angebotsfassung
- Zeichnungen, Zeugnisse und Prüfprotokolle
- Abnahmeprotokoll mit offenen Punkten
Wer ruft in fünf Jahren an? Und was findet der Service dann?
Im Anlagenbau endet ein Auftrag nicht mit der Rechnung. Die Unterlagen werden gebraucht, solange die Maschine läuft.
Unterlagen beim Projektteam
- Das Wissen zur Maschine steckt in Postfächern des damaligen Teams
- Zeichnungen liegen in der Konstruktion, Protokolle in der Projektleitung
- Zusagen aus der Abnahme kennt nur, wer dabei war
Unterlagen bei der Maschine
- Eine Akte je Auftrag, auffindbar über Nummer und Kunde aus ap+
- Service, Vertrieb und Konstruktion sehen denselben Stand
- Portrait AI beantwortet Fragen zur Maschine mit Verweis auf das Dokument
Häufige Fragenzu ap+ und ELO
Wenn Sie es wollen, über ein Kundenportal in Portrait. Er sieht dort, was Sie freigeben, etwa Abnahmeprotokoll, Handbuch und Wartungsberichte, nicht Ihre Kalkulation.
Wie der Sprung vom Auftrag in ap+ zur Akte aussieht, hängt von Ihrer Version und Ihren Anpassungen ab. Wir zeigen ihn an einem Beispiel aus Ihrem System, bevor wir ihn zusagen.
Stücklisten, Arbeitspläne und Auftragsdaten bleiben in ap+. Die freigegebene Zeichnung, das Prüfprotokoll und die Abnahme liegen als Dokumente in ELO und tragen Auftrag, Artikel oder Kunde als Kennzeichen.