Rechnungen prüfen.
Eingangsrechnungen kommen auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung. Mit ELO Invoice werden sie an einer Stelle gesammelt, ausgelesen, formell und fachlich geprüft, freigegeben und an Ihr ERP übergeben. Die Vorerfassung kann ein KI-Mitarbeiter übernehmen.
Links die Daten, rechts der Beleg.
Prüfen heißt vergleichen. In der Prüfung stehen die erfassten Belegdaten neben der Rechnung: Geschäftspartner, Belegnummer, Datum, Zahlungsbedingung und Beträge. Wurde die Rechnung zuvor ausgelesen, sind die Felder bereits befüllt und werden nur noch kontrolliert oder korrigiert.
Die Verarbeitung des Posteingangs – analog oder digital – kostet Zeit. ELO DocXtractor II klassifiziert die Belege und liest Kopf- und Fußdaten sowie die Rechnungspositionen aus. Wie Klassifizieren und Auslesen als eigene Leistung aussehen, steht unter Intelligent Document Processing (IDP).
Mit Portrait AI: Ein KI-Mitarbeiter im Rechnungswesen prüft und kontiert Rechnungen, holt Freigaben ein und meldet Abweichungen – über die Grenzen von ELO und ERP hinweg. Mehr zu Portrait AI
„Bitte vorerfassen
und vorkontieren.“
Ruth ist eine KI-Mitarbeiterin in Portrait. Sie legt die Rechnung in ELO ab, liest die Rechnungsdaten aus, ordnet die Bestellung aus dem ERP zu und schlägt die Kontierung vor. Erst nach Ihrer Bestätigung geht der Beleg zur fachlichen Prüfung an den Einkauf.
Was zwischen Eingang und Buchung geschieht.
ELO Invoice ist die Business Solution von ELO für das Rechnungsmanagement. Sie bildet den Weg einer Rechnung in drei Abschnitten ab: Rechnungseingang, Rechnungsumlauf und Export an das Buchhaltungssystem. Workflows leiten jeden Beleg an den nächsten Bearbeitungsschritt weiter.
- ELO Invoice
- ELO DocXtractor II
- ZUGFeRD
- XRechnung
Ein Eingang für alle Kanäle
Gescannte Papierrechnungen, PDFs und E-Rechnungen laufen in der ELO Postbox zusammen. Auch Portale für den E-Rechnungsaustausch wie Peppol lassen sich anbinden.
Auslesen statt abtippen
ELO DocXtractor II erkennt die Belegart und liest Kopf-, Fuß- und Positionsdaten aus. E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet das Modul als Daten und gleicht sie mit dem ERP ab.
Prüfen und freigeben
Auf die formelle Prüfung folgt die fachliche Freigabe, bei Bedarf je Position und im Vier- oder Mehr-Augen-Prinzip mit festgelegten Rollen. Klärungsfälle gehen an eine Clearingstelle.
Übergabe an das ERP
Nach der Freigabe werden die Buchungsdaten erfasst und die Rechnung an das ERP weitergegeben. Ist sie dort gebucht, trägt der Beleg in ELO den Status „Gebucht“.
Wo liegt die Rechnung gerade?
Die Belegliste zeigt es. Kacheln zählen die Rechnungen je Status, vom Eingang über formelle Prüfung, Prüfung und Freigabe bis zu Buchhaltung und Export. Darunter stehen die Belege mit Datum, Nummer, Betrag und der Person, bei der sie gerade zur Genehmigung liegen.
Den Status pflegt niemand von Hand: Er ändert sich, sobald ein Schritt im Umlauf erledigt ist.
Wer freigibt, steht in der Regel.
Im Reiter „Freigabe“ stehen die Prüfer und Freigeber einer Rechnung. Im Beispiel kommen sie aus Entscheidungsregeln, ihr Status lautet „Ausstehend“. Rechts bleibt die Rechnung sichtbar, darunter ist Platz für einen Kommentar.
Bei Bedarf kommt ein weiterer Prüfungsschritt hinzu. Passt etwas nicht, geht die Rechnung statt in die Freigabe an das Clearing.
- Ihre Vorteile
Eine Rechnung endet nicht in ELO.
Sie endet in der Buchhaltung. Als ELO-Partner seit 2013, achtfach ausgezeichnet, richten wir ELO Invoice deshalb von Ihren Freigaberegeln bis zur Übergabe an ERP und Finanzbuchhaltung ein. Ihre Vorteile auf einen Blick:
Erfassung ohne Abtippen
Rechnungsdaten werden ausgelesen. In der Prüfung wird kontrolliert und korrigiert, nicht neu eingegeben.
Freigaben nach Ihren Regeln
Wer prüft und wer freigibt, hinterlegen wir als Regel – so, wie Ihre Zuständigkeiten heute verteilt sind.
Der Stand jeder Rechnung
Jeder Beleg hat einen Status. Die Frage, wo eine Rechnung liegt, beantwortet die Belegliste.
E-Rechnung als Datensatz
XRechnung und ZUGFeRD werden als strukturierte Daten verarbeitet und nicht bloß als PDF abgelegt.
Übergabe an Ihr ERP
ELO nennt Anbindungen an Systeme von Microsoft, SAP und DATEV. Als offizieller ACTIWARE-Partner konzipieren wir die Übergabe passend zu Ihrer Systemlandschaft.
KI-Mitarbeiter für die Vorarbeit
Über unsere eigene MCP-Anbindung für ELO arbeiten KI-Mitarbeiter aus Portrait AI mit denselben Belegen wie Ihre Buchhaltung.
Jede Rechnung
Wer Rechnungen abtippt und in Umlaufmappen weitergibt, weiß selten, wo sie gerade liegen. Im Workflow hat jeder Beleg einen Status – vom Eingang bis zur Buchung.
Rechnung in der Umlaufmappe
- Rechnungen kommen per Post, E-Mail und Portal und werden abgetippt
- Papier wandert zur Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch
- Unklar, wo sich eine Rechnung gerade befindet
- E-Rechnungen werden nur als PDF abgelegt
- Buchungsdaten werden im ERP ein zweites Mal erfasst
Rechnung im Workflow
- Ein zentraler Eingang, die Rechnungsdaten werden ausgelesen
- Formelle Prüfung und fachliche Freigabe als Workflow
- Status je Beleg, von der Prüfung bis zum Export
- XRechnung und ZUGFeRD als strukturierte Daten verarbeitet
- Übergabe der Rechnungsdaten an das ERP nach der Freigabe
Nehmen wir eine echte Rechnung.
Häufige Fragenzu Rechnungserfassung
Papierrechnungen nach dem Scan, PDF-Rechnungen und E-Rechnungen. Für ELO Invoice nennt ELO die Standards UBL, CII, ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X; ELO DocXtractor II verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD. Welche Formate Ihre Lieferanten tatsächlich senden, erheben wir zu Beginn.
Zuerst die formelle Seite: Die erfassten Angaben werden mit dem Beleg abgeglichen. ELO beschreibt dazu eine automatische Prüfung der Pflichtangaben nach dem deutschen § 14 UStG. Danach folgt die fachliche Freigabe, auf Wunsch je Position. Rückfragen bleiben am Beleg, Unstimmigkeiten gehen an das Clearing. Welche Pflichtangaben für Ihr Unternehmen gelten, legen wir mit Ihrer Buchhaltung fest.
Nach der Freigabe werden die Buchungsdaten erfasst, dann steht die Rechnung zum Export. Den Export übernimmt das ERP automatisch, oder die Buchhaltung erzeugt einen Exportdatensatz. Die Übergabe konzipieren wir passend zu Ihrer Systemlandschaft; Aufwand und Umfang klären wir in einer separat beauftragten Konzeptphase. Wie der Weg der Rechnung je System aussieht, lesen Sie für BMD, DATEV, SAP S/4HANA und Dynamics 365 Business Central.
In der Demo legt Ruth den Beleg ab, liest die Rechnungsdaten aus, ordnet die Bestellung zu und schlägt die Kontierung vor. Weitergeleitet wird erst nach einer Bestätigung im Chat. Fachliche Prüfung und Freigabe bleiben bei den zuständigen Personen. Welche Schritte ein KI-Mitarbeiter ausführen darf, legen Sie fest.
Nein. ELO Invoice ist eine Business Solution der ELO ECM Suite und läuft auf ELO. Setzen Sie ELO noch nicht ein, führen wir beides zusammen ein. Ihr ERP und Ihre Finanzbuchhaltung bleiben führend für Buchung und Zahlung.
Wir wollten die steigende Papierflut eliminieren, ein einheitliches Ablagesystem schaffen sowie eine Nachvollziehbarkeit erhalten, wo sich gerade die Rechnung befindet. Durch das neue System können jetzt keine Dokumente mehr verloren gehen.
Nicht jeder Beleg
ist eine Rechnung.
Spesenbelege entstehen unterwegs, Unterlagen von Lieferanten kommen von außen. Zwei Anwendungen für Belege, die einen anderen Weg nehmen.
Spesenverwaltung
- ELO
- Portrait AI
- Capture
- KI-Mitarbeiter
Spesenbelege kommen nicht per Post, sondern aus der Jackentasche. Sie werden am Smartphone fotografiert und gehen nach der Bestätigung zur Freigabe.
Mehr zur Anwendung: Spesenverwaltung
Lieferantenportale
- ELO
- Portrait AI
- ACTIWARE.IO
Stimmt etwas an der Rechnung nicht, braucht es die Rückfrage beim Lieferanten. Im Portal bleibt sie mit der Bestellung verbunden.
Mehr zur Anwendung: Lieferantenportale
Dieselbe Rechnung,
ein anderer Prüfweg.
Im Handel gehört die Rechnung zur Bestellung, am Bau zum Projekt, in der Fertigung zum Wareneingang. Wie Ihre Branche arbeitet, steht auf den Branchenseiten.
