Glossar.
Fachbegriffe ohne Fachchinesisch.

Eine strukturierte Sammlung aller Dokumente und Informationen zu einem Vorgang oder Gegenstand – etwa Personal-, Vertrags-, Kunden- oder Objektakte. Welche Unterlagen dazugehören und welche rechtlichen Anforderungen gelten, wird je Aktenart festgelegt.

Beispiel: die digitale Personalakte.

Ein System, das Dokumente erfasst, ablegt, versioniert und auffindbar macht. Die Begriffe DMS und ECM werden oft synonym verwendet; ECM meint meist den breiteren Ansatz inklusive Prozessen, Akten und Integration.

Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – kein PDF per E-Mail. XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML; rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil. Peppol ist ein europäisches Netzwerk zur Übermittlung.

Fristen und Archivierungspflichten in Österreich und Deutschland: E-Rechnung in Europa.

Ansatz und Software, um Dokumente und geschäftsrelevante Informationen zu erfassen, zu strukturieren, im Vorgang nutzbar zu machen und dokumentenbasierte Abläufe zu steuern. ECM reicht über reine Dateiablage hinaus: Archivierung, Akten, Workflows und die Anbindung anderer Systeme gehören dazu.

Treskon setzt ECM-Vorhaben bevorzugt mit ELO um – mehr unter Dokumentenmanagement.

Produktfamilie des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office für Dokumentenmanagement, Archivierung, digitale Akten und Workflows – betreibbar in der Cloud, On-Premises oder hybrid. Bekannte Editionen sind ELOprofessional und ELOenterprise.

Treskon ist ELO Business Partner; ELO ist unser bevorzugtes ECM-Fundament. Mehr unter ELO Digital Office.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ des deutschen Bundesfinanzministeriums. Sie regeln u. a., wie steuerrelevante Dokumente digital aufbewahrt werden müssen. In Österreich gelten eigene Vorschriften, etwa aus BAO und UGB.

Eine Software ist nie „automatisch GoBD-konform“ – entscheidend ist das Zusammenspiel aus System, Konfiguration und Verfahrensdokumentation.

Intelligent Document Processing fasst die Schritte zusammen, die aus einem Beleg einen Datensatz machen: erfassen, klassifizieren, Felder auslesen, Werte prüfen und an das Zielsystem übergeben. Anders als reine Texterkennung ordnet IDP den gelesenen Zeichen eine Bedeutung zu, etwa als Rechnungsnummer oder Betrag.

Wie wir das umsetzen, steht bei der Leistung Intelligent Document Processing (IDP).

Strukturierte Angaben zu einem Dokument, etwa Dokumentart, Datum, Lieferant, Vertragsnummer oder Status. Sie machen Dokumente filterbar, ordnen sie dem richtigen Vorgang zu und steuern Workflows – sofern klar geregelt ist, wer sie pflegt.

Optical Character Recognition wandelt gescannte Dokumente oder Fotos in durchsuchbaren Text um. Moderne Lösungen kombinieren OCR mit KI, um nicht nur Text, sondern gezielt Felder wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum auszulesen.

In Portrait AI füllt ein KI-Mitarbeiter Formulare direkt aus einem Foto oder PDF – etwa bei der Spesenverwaltung.

Archivierung, bei der Dokumente vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist wieder auffindbar gespeichert werden. Ob eine Lösung die Anforderungen erfüllt, hängt von Produkt, Konfiguration und organisatorischen Regeln gemeinsam ab – nicht von der Software allein.

Volltextsuche findet Begriffe im Inhalt von Dokumenten. Enterprise Search durchsucht mehrere angebundene Quellen gleichzeitig – ERP, CRM, ECM, Fileshares – und respektiert dabei die Berechtigungen der suchenden Person.

Portrait nutzt für Suche einen Elasticsearch-Index über die verbundenen Quellen.

Ein technisch gesteuerter Ablauf mit definierten Schritten, Rollen und Regeln – etwa Rechnungsfreigabe, Vertragsprüfung oder Onboarding. Ein Workflow macht sichtbar, wer gerade dran ist, und dokumentiert jede Entscheidung.

Beispiel: Rechnungserfassung mit Freigabe im ELO-Workflow.

Eine Weiterentwicklung von RAG: Statt einmal die ähnlichsten Textstellen zu holen, sucht die KI in mehreren Schritten – Vorgang finden, Versionen vergleichen, Metadaten prüfen – bevor sie antwortet. Das passt besser zu gewachsenen Dokumentenbeständen.

Die KI-Mitarbeiter in Portrait arbeiten so – direkt auf dem bestehenden Suchindex, ohne zusätzliche Vektordatenbank. Hintergrund: ECM und agentische KI.

→ KI-Mitarbeiter. „KI-Agent“ ist der allgemeine Begriff für ein KI-System, das selbstständig mehrere Schritte plant und ausführt; in Portrait AI heißen diese Systeme KI-Mitarbeiter.

Eine KI mit einer festen Rolle in Portrait AI – etwa im Einkauf, im Vertrieb oder im Rechnungswesen. Ihre Aufgabe steht als Anweisung in Klartext. Ein KI-Mitarbeiter verwendet nur die Werkzeuge, die für ihn freigegeben sind, und arbeitet mit den Berechtigungen der Person, die ihn beauftragt. Er antwortet nicht nur, sondern führt mehrere Schritte aus: Informationen suchen, Werkzeuge aufrufen, Ergebnisse prüfen und eine Aufgabe abschließen.

Beispiele: ein KI-Mitarbeiter im Einkauf, der im Vertragsmanagement Fristen überwacht, oder einer im Rechnungswesen, der Rechnungen prüft und Freigaben einholt. Mehr unter Portrait AI.

Ein großes Sprachmodell wie Claude, GPT oder Llama, das Text versteht und erzeugt. LLMs sind die Grundlage von Chat-Assistenten und KI-Mitarbeitern. Sie können in der Cloud eines Anbieters oder lokal auf eigener Infrastruktur laufen.

Portrait bindet LLMs seit Version 8 über OpenRouter mit eigenem API-Schlüssel an; die KI-Mitarbeiter sind standardmäßig deaktiviert.

Sprachmodelle, die auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen – im eigenen Rechenzentrum oder in einer europäischen Private Cloud. Anfragen und Dokumente verlassen dabei Ihr Unternehmen nicht. Relevant für sensible Daten und Anforderungen an digitale Souveränität.

Mehr unter Portrait AI.

Ein offener Standard, über den KI-Anwendungen auf externe Systeme zugreifen: Ein MCP-Server stellt Werkzeuge bereit – etwa „Dokument suchen“ oder „Metadaten lesen“ –, die Clients wie Claude, ChatGPT oder Copilot aufrufen können. MCP gilt als „USB-C für KI“.

MCP für ELO: Treskon bringt die MCP-Anbindung für ELO selbst mit. So können KI-Mitarbeiter und andere MCP-fähige KI-Anwendungen Dokumente, Akten und Metadaten aus ELO nutzen – mit den Berechtigungen, die in ELO gelten. Mehr unter Portrait AI.

Die Anweisung oder Frage, die man einem KI-Modell gibt. Gute Prompts enthalten Aufgabe, Kontext und gewünschtes Ergebnis. In Unternehmensanwendungen werden Prompts oft vorkonfiguriert, damit Nutzer nur noch ihren Fall beschreiben.

Ein Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor der Antwort passende Informationen aus Ihren eigenen Quellen abruft – etwa aus Dokumenten im ECM. So beruht die Antwort auf Ihren Daten statt nur auf dem Trainingswissen des Modells, und Quellen lassen sich nachvollziehen.

Eine Datenbank, die Texte als Zahlenvektoren (Embeddings) speichert, um inhaltlich ähnliche Passagen zu finden. Sie ist ein häufiger Baustein klassischer RAG-Lösungen, muss aber bei jeder Dokumentänderung aktualisiert werden.

Portrait verzichtet bewusst darauf und nutzt die vorhandene Suche – kein zusätzlicher Index, kein Re-Embedding.

Eine API (Application Programming Interface) ist eine definierte Schnittstelle, über die Programme Daten austauschen. REST ist der verbreitetste Stil dafür: Daten werden über HTTP abgefragt oder übertragen, meist im JSON-Format.

Portrait bietet eine API, über die Daten direkt in Portrait geschrieben werden können, und bindet umgekehrt Systeme per REST an.

Ein Container verpackt eine Anwendung mit allem, was sie zum Laufen braucht, in eine isolierte, portable Einheit. Container starten schnell, laufen überall gleich und lassen sich einzeln aktualisieren.

Portrait besteht aus mehreren Containern, u. a. Frontend, Backend, Suchindex, Python-Scripting und – seit Version 8 – KI-Laufzeit und PostgreSQL.

Docker ist die verbreitetste Plattform, um Container zu bauen und zu betreiben. Docker Compose beschreibt in einer Datei, welche Container zusammengehören, und startet sie gemeinsam.

Portrait wird als Docker-Compose-Anwendung ausgeliefert; für den Produktivbetrieb empfiehlt die Dokumentation einen Linux-Server (Debian oder Ubuntu) – auf eigener Hardware, als virtuelle Maschine oder in der Cloud.

ERP (Enterprise Resource Planning) steuert Kernprozesse wie Einkauf, Lager, Finanzen und Personal – etwa SAP, Microsoft Dynamics oder BMD. CRM (Customer Relationship Management) verwaltet Kunden, Kontakte und Vertriebschancen.

Treskon ersetzt diese Systeme nicht, sondern verbindet sie mit Dokumenten und Prozessen: Daten bleiben im führenden System.

Das System, in dem eine bestimmte Information verbindlich gepflegt wird – etwa Stammdaten im ERP. Andere Anwendungen zeigen oder nutzen die Information, ändern sie aber nur über definierte Rückwege. So gibt es keine widersprüchlichen Kopien.

Anwendungen werden überwiegend konfiguriert statt programmiert – mit vorgefertigten Bausteinen für Formulare, Listen, Suche und Abläufe. Das verkürzt die Entwicklung und macht Fachbereiche schneller handlungsfähig.

Portrait ist eine Low-Code-Plattform für Apps, Portale und KI-Mitarbeiter. Unser Grundsatz: Konfiguration vor Low-Code, Low-Code vor projektspezifischem Code – mehr unter Low-Code-Integration.

OAuth 2.0 ist ein Standard für die sichere Anmeldung und Autorisierung, ohne dass eine Anwendung Passwörter sieht. OpenID Connect baut darauf auf und liefert zusätzlich die Identität der Person. Beides ist Grundlage moderner Single Sign-on-Lösungen.

Portrait unterstützt OAuth 2.0 bzw. OIDC (Authorization Code Flow). Getestet sind u. a. Microsoft Entra ID, GitHub und ID Austria.

Ein festgelegter Übergabepunkt zwischen zwei Systemen. Für ein Projekt zählt neben der technischen Verbindung auch: Welche Daten fließen in welche Richtung, wann, mit welchen Berechtigungen – und was passiert im Fehlerfall?

Portrait verbindet sich u. a. per SQL mit IBM DB2, MariaDB, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, PostgreSQL, SAP HANA und SQLite sowie über den ELO Indexserver mit ELOprofessional und ELOenterprise.

Einmal anmelden, alle freigegebenen Anwendungen nutzen – meist mit dem bestehenden Firmenkonto, etwa aus Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Das erhöht die Sicherheit und spart Passwörter. Technisch basiert SSO heute meist auf OAuth 2.0, OpenID Connect oder SAML.

In der Public Cloud läuft Software in Rechenzentren großer Anbieter wie Microsoft Azure oder AWS. Eine Private Cloud ist exklusiv für ein Unternehmen reserviert – im eigenen Haus oder bei einem Dienstleister. Hybrid kombiniert beides.

ELO lässt sich in der Cloud, On-Premises oder hybrid betreiben; Portrait in Ihrer Private Cloud oder auf Plattformen wie Azure.

Digitale Souveränität bedeutet, selbst zu bestimmen, wo Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter, Daten auf behördliche Anordnung herauszugeben – auch aus europäischen Rechenzentren.

Mehr dazu: Digitale Souveränität.

EU-Richtlinie für Cybersicherheit, die deutlich mehr Unternehmen als bisher zu Risikomanagement, Meldepflichten und Absicherung der Lieferkette verpflichtet. In Österreich gilt das NISG 2026 ab 1. Oktober 2026, in Deutschland das Umsetzungsgesetz seit Dezember 2025.

Was das für Ihre IT bedeutet: NIS2 und lokale IT.

Die Software läuft auf Servern im eigenen Unternehmen oder in einem selbst gewählten Rechenzentrum – nicht beim Hersteller. Sie behalten die volle Kontrolle über Daten und Updates, tragen aber auch die Verantwortung für den Betrieb.

Portrait wird derzeit ausschließlich zum Selbstbetrieb (On-Premises oder Private Cloud) angeboten, nicht als SaaS.

Eine unbefristete Lizenz: Sie kaufen das Nutzungsrecht einmalig und dürfen die Software dauerhaft verwenden. Für Updates und Support kommt üblicherweise ein jährlicher Wartungsvertrag hinzu. Höhere Anfangsinvestition, dafür planbare Folgekosten.

Bei der Spesenverwaltung können Sie im Konfigurator zwischen Kauf und Miete wählen.

Software, die der Anbieter in seiner Cloud betreibt und als Abo über den Browser bereitstellt. Sie müssen nichts installieren, geben aber Betrieb, Updates und Datenstandort an den Anbieter ab.

Die Software wird für einen Zeitraum gemietet und laufend – meist monatlich oder jährlich – bezahlt. Updates und Wartung sind in der Regel enthalten. Geringe Einstiegskosten, dafür laufende Ausgaben über die gesamte Nutzungsdauer.

ELO veröffentlicht keine Listenpreise. Die Kosten hängen ab von der Zahl der Nutzer, den benötigten Modulen, dem Betriebsmodell (On-Premises oder Cloud) und dem Lizenzmodell – Kauf mit jährlicher Wartung oder Miete. Dazu kommen Einführung, Integration und Schulung.

Eine belastbare Zahl gibt es erst mit abgegrenztem Anwendungsfall. Sprechen Sie uns an – wir schätzen Lizenz- und Projektaufwand gemeinsam ein.

Arbeiten in kurzen Zyklen statt nach einem starren Gesamtplan: priorisieren, liefern, Feedback einholen, nachsteuern. Bekannte Methoden sind Scrum und Kanban. Ziel ist eine Lösung, die zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt – nicht zu einem Lastenheft von vor Monaten.

Wie das bei ECM- und ELO-Projekten funktioniert: Arbeitsweise.

Die geplante Übernahme von Daten und Dokumenten aus einem Alt- in ein Zielsystem – inklusive Metadaten, Zuordnungen und Prüfung der Datenqualität. Eine gute Migration klärt vorab, was übernommen wird und was nicht.

Ein Ablauf wird nicht nur vom Papier auf den Bildschirm gebracht, sondern neu gedacht: Wer braucht welche Information wann, welche Schritte lassen sich automatisieren, wo entstehen heute Medienbrüche? Erst danach folgt die Frage nach dem System.

Mehr unter Prozessberatung und Digitalisierung.

Der Projektabschnitt zwischen Erstgespräch und Umsetzung: Ist-Prozess, Zielbild, Informationsstruktur, Integrationen und Aufwand werden ausgearbeitet. Bei Treskon ist die Konzeptphase separat beauftragt – so entscheiden Sie auf einer belastbaren Grundlage über die Umsetzung.

Eine Demo zeigt, wie eine bestehende Lösung funktioniert. Ein Proof of Concept prüft mit echten Daten oder Systemen, ob ein bestimmter Ansatz technisch trägt – bevor die eigentliche Umsetzung beginnt.

Für Portrait AI bieten wir eine 30-minütige Live-Demo an; Termin vereinbaren.