Intelligent Document Processing:
Auf dem Beleg steht alles: Lieferant, Datum, Betrag, Positionen. Im System steht davon erst etwas, wenn es jemand abtippt. Intelligent Document Processing, kurz IDP, übernimmt diesen Schritt – mit ELO DocXtractor II für Geschäftsbelege und mit Portrait AI für Kassenzettel, Handschrift und Fotos.
Was IDP heißt.
In zwei Sätzen.
IDP macht aus einem Dokument einen Datensatz, mit dem Ihr System weiterarbeitet. Der Begriff fasst fünf Schritte zusammen: Beleg erfassen, Belegart klassifizieren, Felder extrahieren, Werte validieren und das Ergebnis an das Zielsystem übergeben.
Texterkennung allein liefert Zeichen. Erst die Schritte danach sagen, dass „4711“ eine Rechnungsnummer ist, zu welchem Lieferanten sie gehört und wohin der Beleg als Nächstes geht.
- Ein Beleg, fünf Schritte
Eine Lieferantenrechnung auf dem Weg ins System.
Die Rechnung kommt als PDF per E-Mail. So durchläuft sie die fünf Schritte mit ELO DocXtractor II – beschrieben nach Angaben von ELO.
1. Erfassen
Die E-Mail trifft im Rechnungspostfach ein. Dort landet sie an derselben Stelle wie die gescannte Papierpost: Das Modul verarbeitet elektronische Dokumente ebenso wie Scans.
2. Klassifizieren
Zuerst wird die Belegart bestimmt: Rechnung, nicht Lieferschein und nicht Bestellung. Welche Belegarten es gibt, wird vorab festgelegt.
3. Extrahieren
Aus der Rechnung werden Kopf- und Fußdaten gelesen – etwa Adressdaten, Beträge und Steuersätze – und die Tabelle mit den Rechnungspositionen.
4. Validieren
Die gelesenen Werte werden mit dem ERP abgeglichen: Gibt es den Lieferanten, passt die Rechnung zur Bestellung? Was offen bleibt, sieht sich ein Mensch an.
5. Übergeben
Beleg und Daten gehen an ELO. Die Rechnung kommt in den Prüf- und Freigabeprozess, zum Beispiel in ELO Invoice; ein ELO-Workflow leitet sie an die zuständige Person.
Welches Werkzeug für welchen Beleg?
Eine Lieferantenrechnung und ein Kassenzettel vom Bäcker brauchen nicht dasselbe Verfahren. Wir setzen drei Werkzeuge ein und wählen nach dem Beleg, nicht nach dem Produkt.
- ELO DocXtractor II
- Portrait AI
- ACTIWARE.IO
Gedruckte Geschäftsbelege in Menge
Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Lieferscheine: Belege mit wiederkehrendem Aufbau, die täglich eintreffen. Dafür ist ELO DocXtractor II gemacht, das Klassifizierungs- und Extraktionsmodul von ELO.
Zur ELO ECM SuiteHandschrift, Kassenbelege, Fotos
Der handgeschriebene Beleg, der zerknitterte Kassenzettel, das Foto vom Smartphone, der Beleg mit ungewohntem Aufbau. Hier liest ein KI-Mitarbeiter in Portrait AI und legt in ELO ab.
Zu Portrait AIBelege zwischen Systemen
Soll ein Beleg auf dem Weg von einem System ins andere gelesen werden, kommt ACTIWARE.IO in Frage: Die Plattform bietet laut Hersteller ebenfalls KI-gestützte Dokumentenerkennung.
Zu ACTIWARE.IO
ELO DocXtractor II
für den täglichen Belegeingang.
Ihre Buchhaltung kontrolliert Felder, statt sie zu füllen. ELO DocXtractor II ist das Modul von ELO für Klassifizierung und Extraktion. Es arbeitet in Ihrer ELO-Umgebung und verarbeitet eingehende E-Mails ebenso wie gescannte Papierdokumente.
Nach Angaben von ELO ist das Modul lernfähig: Es verfügt über Lernmechanismen und wird mit der Zahl der verarbeiteten Belege besser. Wir richten es ein, binden es an Ihr ERP an und stimmen es auf Ihre Belegarten ab.
Was das Modul verarbeitet
- Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen: Kopf- und Fußdaten sowie Positionen
- Bestellungen: Besteller, abweichende Warenempfänger, Artikel und Mengen
- Posteingang: Belegart erkennen und die Angaben für die Verteilung lesen
- Abgleich der gelesenen Werte mit Daten aus ERP oder CRM
- Übergabe an ELO, an Workflows und an den Freigabeprozess
- E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD: automatischer Bestellabgleich
Portrait AI
für Belege ohne festes Muster.
Auch der Zettel aus der Jackentasche wird ein Datensatz. Ein handgeschriebener Beleg oder ein Kassenzettel folgt keinem Aufbau, den man vorab beschreiben könnte. Portrait AI entwickeln wir selbst; dort übernimmt ein KI-Mitarbeiter das Lesen.
Im Beispiel fotografiert ein Mitarbeiter einen Parkbeleg. Der KI-Mitarbeiter
- liest Ort, Datum und Betrag aus dem Foto
- ordnet den Beleg dem Kundentermin zu
- prüft ihn gegen die Spesenrichtlinie
- legt ihn nach der Bestätigung in ELO ab und startet die Freigabe
Dasselbe Vorgehen zeigen wir für Spesen und Reisekosten: zur Spesenverwaltung.
Was liest die Maschine,
was prüft der Mensch?
Sie behalten die Entscheidung über jeden Beleg, der nicht eindeutig ist. Kein Verfahren liest jeden Beleg richtig. Deshalb gehört zu jedem IDP-Projekt die Frage, wann ein Mensch hinsieht.
- Pflichtfelder: Welche Angaben müssen vorliegen, bevor ein Beleg weitergeht?
- Schwellen: Ab welchem Betrag oder bei welcher Belegart wird immer kontrolliert?
- Abweichungen: Was geschieht, wenn Lieferant, Bestellung oder Summe nicht zusammenpassen?
- Ausnahmen: Wohin geht ein Beleg, den niemand zuordnen kann?
In ELO stehen die gelesenen Werte neben dem Beleg und lassen sich korrigieren. In Portrait AI gibt der KI-Mitarbeiter erst nach einer Bestätigung weiter.
- Projektstart
Am Anfang steht ein Stapel echter Belege.
Ob ein Beleg lesbar ist, zeigt sich am Beleg selbst. Deshalb beginnen wir mit Ihren Dokumenten und nicht mit einer Produktvorführung.
Musterbelege
Sie stellen eine Auswahl zusammen: die häufigen Belege, die schwierigen und ein paar, über die sich heute alle ärgern.
Zielfelder
Gemeinsam legen wir fest, welche Angaben Sie je Belegart brauchen – und welche nicht. Jedes Feld weniger ist eine Fehlerquelle weniger.
Zielsystem
Wohin gehen Beleg und Daten? In eine Akte in ELO, in ELO Invoice, in Ihr ERP oder in die Finanzbuchhaltung.
Werkzeugwahl
An den Musterbelegen zeigt sich, was zu ELO DocXtractor II passt, was besser ein KI-Mitarbeiter liest und wo beides zusammenspielt.
Prüfregeln
Pflichtfelder, Schwellen und der Weg für Ausnahmen stehen fest, bevor der erste echte Beleg durchläuft.
Probelauf
Vor dem Start läuft eine Auswahl Ihrer Belege durch den ganzen Ablauf. Was dabei auffällt, fließt in Einrichtung und Regeln ein.
Häufige Fragenzu Intelligent Document Processing
Das hängt von der Lesbarkeit ab. Eine deutliche Handschrift auf einem sauberen Beleg liest sich leichter als eine flüchtige Notiz auf einem zerknitterten Zettel – für die Maschine wie für den Menschen. Eine Quote nennen wir deshalb nicht. Wichtiger ist der Umgang mit Zweifeln: Felder, bei denen die Lesung unsicher ist, werden markiert und von einer Person bestätigt oder korrigiert. An Ihren Musterbelegen sehen Sie vor dem Start, was funktioniert.
Das hängt vom Werkzeug ab. ELO DocXtractor II wird als Modul zu Ihrer ELO-Installation betrieben; für Rechnungen gibt es nach Angaben von ELO zusätzlich eine Variante in der Cloud. Bei Portrait AI entscheidet das Sprachmodell: Es kann ein Cloud-Modell sein oder eines, das in Ihrem Rechenzentrum oder in einer europäischen Private Cloud läuft. Welche Variante zu Ihren Belegen und Vorgaben passt, klären wir im Projekt.
Für ELO DocXtractor II ja: Es ist ein Modul von ELO und übergibt an ELO. Portrait AI arbeitet mit ELO zusammen, setzt es aber nicht voraus – für einfache Fälle genügt die Datenbank, die Portrait mitbringt. Setzen Sie ELO noch nicht ein und möchten Belege geordnet aufbewahren, führen wir beides zusammen ein.
Das Modul verarbeitet elektronische Dokumente wie E-Mails, PDFs und Office-Dokumente sowie Papier nach dem Scan. Fotos vom Smartphone kommen über Portrait AI, zum Beispiel direkt aus dem Chat mit dem KI-Mitarbeiter. Welche Wege Sie tatsächlich brauchen, ergibt sich aus Ihren Musterbelegen.
Nein. Eine XRechnung ist ein XML-Datensatz, eine ZUGFeRD-Rechnung ein PDF mit eingebettetem XML. Die Rechnungsdaten liegen also bereits strukturiert vor und werden gelesen, nicht erkannt. Was bleibt, ist die Prüfung: Eingehende E-Rechnungen gleicht das Modul automatisch mit der Bestellung ab. Erkennung brauchen Sie für alles, was weiterhin als Papier, Scan oder einfaches PDF kommt.
Eingerichtet ja, in beiden Fällen anders. Für ELO DocXtractor II werden Belegarten vorab festgelegt; danach verbessert das Modul seine Erkennung im laufenden Betrieb über eigene Lernmechanismen. Ein KI-Mitarbeiter in Portrait AI erhält eine Arbeitsanweisung in Klartext: welche Felder er liest, wogegen er prüft und wohin er ablegt. Diese Anweisung passen wir an, wenn sich Belege oder Regeln ändern.
Wo gelesene Belege
weiterlaufen.
Ein gelesener Beleg ist noch kein erledigter Vorgang. Danach folgen Prüfung, Freigabe und Buchung. Zwei Anwendungen, in denen IDP der erste Schritt ist.
Rechnungserfassung
- ELO
- ELO Invoice
- Portrait AI
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, in ELO abgelegt und digital freigegeben. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt Vorerfassung und Vorkontierung, die Übergabe an ERP und Finanzbuchhaltung folgt Ihrem Prozess.
Mehr zur Anwendung: Rechnungserfassung
Spesenverwaltung
- ELO
- Portrait AI
- Capture
- KI-Mitarbeiter
Der Beleg ist schon unterwegs. Der Prüfweg noch nicht. Belegfoto und erforderliche Angaben entstehen zusammen. Danach führen Prüfung, Rückfrage und eine mögliche Finanzübergabe den Vorgang weiter.
Mehr zur Anwendung: Spesenverwaltung