ELO-Schnittstelle zu
BMD bucht, sobald ein Beleg vollständig ist. Bis dahin hat eine Eingangsrechnung meist mehrere Schreibtische gesehen: sachliche Prüfung, Kostenstelle, Freigabe. Diesen Weg führt ELO, das Ergebnis geht an BMD.
Am Monatsende will die Buchhaltung buchen.
Drei Rechnungen warten noch auf eine Unterschrift.
Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung. Die Rechnungen des Monats sind eingelangt, die meisten sachlich geprüft. Einige liegen noch bei Abteilungsleitern, die nie in BMD arbeiten und es auch nicht sollen.
In ELO ist jede dieser Rechnungen ein Vorgang mit Status. Die Buchhalterin sieht, bei wem sie liegt, und erinnert daran; die Abteilungsleiterin gibt in Portrait AI frei, mit Kostenstelle und Vermerk. Erst danach gehen Beleg und Daten an BMD.
In BMD wird gebucht, gezahlt und gemeldet wie bisher.
Bleibt in BMD
- Konten, Buchungen und offene Posten in BMD
- Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- UVA, Abschluss und Lohnverrechnung
Geschieht davor in ELO
- Erfassung der Rechnung beim Eingang
- Sachliche Prüfung mit Kostenstelle
- Freigabe nach Betragsgrenze und Vertretung
- Schritt für Schritt
Von der Rechnung im Posteingang bis zur Buchung in BMD.
Fünf Schritte, von denen BMD den letzten übernimmt.
1. Eingang
Papier, PDF oder E-Rechnung im Format ebInterface: Jede Rechnung wird einmal erfasst und bekommt einen Vorgang.
2. Zuordnung
Lieferant und Bestellbezug werden erkannt oder ergänzt. Die Kreditorenstammdaten dafür stammen aus BMD.
3. Sachliche Prüfung
Die Fachabteilung bestätigt Leistung und Betrag und trägt die Kostenstelle ein.
4. Freigabe
Wer freigibt, hängt von Betrag und Abteilung ab. Vertretungen sind hinterlegt.
5. Übergabe
Beleg und geprüfte Daten gehen an BMD. In welcher Form – etwa als Import nach den Vorgaben von BMD – legen wir mit Ihrer Buchhaltung fest.
Drei Rollen, die nie in BMD arbeiten.
Die Buchhaltung bleibt in BMD. Die Freigabe erreicht alle anderen dort, wo sie sind.
- Fachabteilung
- Geschäftsführung
- Steuerkanzlei
Fachabteilung
Bestätigt in Portrait, dass geliefert und geleistet wurde, und wählt die Kostenstelle aus einer Liste statt aus dem Gedächtnis.
Geschäftsführung
Gibt Rechnungen über der Betragsgrenze frei, auch am Telefon, und sieht dabei Rechnung und Bestellung nebeneinander.
Steuerkanzlei
Erhält Belege, deren Prüfung und Freigabe dokumentiert sind. Rückfragen zum Anlass einer Rechnung beantwortet der Vermerk am Beleg.
Häufige Fragenzu BMD und ELO
Dann gibt es zwei Stationen: Prüfung und Freigabe bei Ihnen, Verarbeitung in BMD. ELO deckt die erste ab und hält den Beleg samt Freigabeverlauf fest. Auf welchem Weg geprüfte Belege zur Kanzlei gelangen, stimmen wir mit allen Beteiligten ab.
Das entscheiden Sie. Naheliegend ist, dass die Fachabteilung die Kostenstelle bestätigt und die Buchhaltung das Konto. Die Buchung selbst findet in BMD statt.
Das klären wir mit BMD und Ihrer IT, bevor wir etwas zusagen. Entscheidend ist, welche Importwege BMD in Ihrer Betriebsform anbietet.