E-Rechnung:
In Deutschland müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt die Pflicht zum Versand. Wir führen die E-Rechnung bei Ihnen ein – vom Eingang in ELO über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung samt XML.
- Nach aktueller Rechtslage
Die Fristen in Deutschland.
Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Die Pflichten gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer.
Bis 31. Dezember 2026
Papier- und PDF-Rechnungen dürfen noch versendet werden.
Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 1. Januar 2028
Die Versandpflicht gilt für alle weiteren Unternehmen; ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer.
Ein PDF ist keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Ihr System ohne Abtippen weiterverarbeiten kann. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet.
XRechnung. Ein reines XML-Format: Die Rechnung ist der Datensatz. Zum Glossar
ZUGFeRD. Ein PDF mit eingebettetem XML. Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil, das PDF dient der Ansicht.
Archivierung. Aufzubewahren ist die XML-Datei – revisionssicher, maschinell auswertbar und acht Jahre lang.
- So führen wir sie ein
Vom Eingang bis zum Archiv.
Wir richten den ganzen Weg einer Rechnung ein – und bereiten den Versand vor, bevor er Pflicht wird.
Bestandsaufnahme
Welche Formate Ihre Lieferanten senden, auf welchen Wegen Rechnungen eingehen und wohin sie danach gehen.
Eingang einrichten
Papier, PDF und E-Rechnungen laufen in der ELO Postbox zusammen. Portale für den E-Rechnungsaustausch wie Peppol lassen sich anbinden.
Lesen und prüfen
XRechnung und ZUGFeRD werden als Daten übernommen. ELO prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und gleicht mit der Bestellung ab.
Freigeben und übergeben
Die Freigabe läuft im Workflow, danach geht die Rechnung an Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP.
Mit XML archivieren
Die Rechnung liegt samt XML-Teil in ELO, auffindbar am Vorgang. Wie Aufbewahrung und Zugriffe geregelt sind, legen wir mit Ihnen fest.
Versand vorbereiten
Für Ausgangsrechnungen prüfen wir, ob Ihr ERP XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, und binden die Archivierung in ELO an.
Papier und E-Rechnung.
In einem Ablauf.
Die Umstellung kommt schrittweise. Neben E-Rechnungen werden noch lange Papier- und PDF-Rechnungen eingehen, etwa von Kleinunternehmern, die nicht umstellen müssen. Deshalb richten wir einen Eingang für alle Formate ein.
E-Rechnungen werden direkt als Daten übernommen. Was als Papier, Scan oder einfaches PDF kommt, liest ELO DocXtractor II aus. Danach durchlaufen alle Rechnungen dieselbe Prüfung und Freigabe.
Häufige Fragenzur E-Rechnung
Ja, beim Empfang. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Versand folgt ab 2027, abhängig vom Vorjahresumsatz.
Nein. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil rechtlich maßgeblich, bei der XRechnung gibt es ohnehin nur die XML-Datei. Aufzubewahren ist die XML-Datei – revisionssicher und über die volle Frist von acht Jahren. Wer nur das PDF archiviert, hat den maßgeblichen Teil nicht aufbewahrt.
In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Für ELO Invoice nennt ELO die Standards UBL, CII, ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X. Welche Formate Ihre Lieferanten tatsächlich senden, erheben wir zu Beginn.
Nein. Ausgangsrechnungen entstehen in Ihrem ERP oder Ihrer Fakturierung. Wir prüfen, ob es E-Rechnungen im geforderten Format erzeugen kann, und binden die Archivierung der Ausgangsrechnungen in ELO an.
Eine Verschiebung wird gefordert, beschlossen ist sie nicht (Stand November 2026). Wir planen deshalb mit den geltenden Fristen – die Empfangspflicht gilt ohnehin schon.
Wo die E-Rechnung
weiterläuft.
Nach dem Eingang folgen Prüfung, Freigabe und Abgleich mit der Bestellung. Zwei Anwendungen, in denen das geschieht.
Rechnungserfassung
- ELO
- ELO Invoice
- Portrait AI
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, in ELO abgelegt und digital freigegeben. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt Vorerfassung und Vorkontierung, die Übergabe an ERP und Finanzbuchhaltung folgt Ihrem Prozess.
Mehr zur Anwendung: Rechnungserfassung
Einkaufsakt
- ELO
- Portrait AI
- ERP
- Einkauf
Anfrage, Bestellung, Lieferschein und Rechnung liegen in einer Akte. Ein KI-Mitarbeiter gleicht Rechnung, Lieferung und Bestellung ab und zeigt Abweichungen, bevor gezahlt wird.
Mehr zur Anwendung: Einkaufsakt