ELO-Schnittstelle zu
IFS Cloud führt jedes Equipment Object mit seinen Work Orders, oft über die ganze Lebensdauer einer Anlage. Handbücher, Prüfprotokolle und Wartungsberichte dazu hält ELO in der Anlagenakte. Auffindbar über dieselbe Objektkennung.
Die Technikerin steht vor der Anlage. Was sie jetzt findet, entscheidet über den Einsatz.
Die Auftragsdaten hat sie aus IFS. Ob sie auch das letzte Prüfprotokoll und den Schaltplan in der gültigen Fassung hat, hängt davon ab, wo beides liegt.
Unterlagen verstreut
- Das Handbuch liegt im Portal des Herstellers, der Schaltplan auf einem Laufwerk
- Der letzte Wartungsbericht steckt im Postfach eines Kollegen
- Welche Fassung gilt, weiß nur, wer sie zuletzt geändert hat
- Nach dem Einsatz wird der Bericht fotografiert und per E-Mail verschickt
Eine Akte je Anlage
- Alle Unterlagen hängen an der Objektkennung aus IFS
- Wartungsberichte landen nach dem Einsatz in derselben Akte
- Freigegebene Fassungen sind als solche gekennzeichnet
- Portrait AI zeigt die Akte auf dem Tablet, auch für Partnerfirmen ohne IFS-Zugang
Ein Work Order endet mit einem Bericht.
Der Bericht gehört zur Anlage.
Ein Beispiel aus der Instandhaltung. Die wiederkehrende Prüfung einer Anlage ist als Work Order geplant. Vor Ort entsteht ein Prüfprotokoll mit Messwerten, Fotos und Unterschrift.
IFS nimmt die Rückmeldung zum Auftrag entgegen und plant den nächsten Termin. Das Protokoll selbst wird in ELO zur Akte der Anlage gelegt, mit Objektkennung, Auftragsnummer und Prüfdatum als Kennzeichen. Fällt eine Prüfung negativ aus, startet ein Workflow für die Freigabe der Instandsetzung.
Fragt später jemand nach dem Nachweis für ein bestimmtes Jahr, beantwortet das eine Suche – oder Portrait AI, mit Verweis auf das Protokoll.
Bleibt in IFS
- Equipment Objects und ihre Struktur
- Work Orders, Work Tasks und Wartungspläne
- Ersatzteile, Bestellungen und Kosten
Liegt in der Anlagenakte
- Handbücher und Schaltpläne je Fassung
- Prüfprotokolle und Wartungsberichte je Einsatz
- Abnahmen und Bescheinigungen des Herstellers
- Für die IT
IFS Cloud kommt zweimal im Jahr neu. Die Anbindung muss das mitgehen.
IFS veröffentlicht halbjährliche Releases mit Namen wie 25R1 und 25R2. Eine Anbindung sollte deshalb nur nutzen, was IFS als Schnittstelle vorsieht.
Projections zuerst
IFS stellt Daten als OData-APIs bereit, sogenannte Projections, und empfiehlt sie als ersten Weg. Der API Explorer zeigt, welche es gibt.
Ereignisse über IFS Connect
Dass ein Work Order abgeschlossen wurde, kann IFS als Ereignis nach außen melden. Das eignet sich als Auslöser für die Ablage des Berichts.
Cloud oder Remote
IFS betreibt die Software in der eigenen Cloud oder liefert sie zum Betrieb durch den Kunden. Für die Anbindung ändert das die Netzwerkwege, nicht das Prinzip.
Kennzeichen aus IFS
Objektkennung, Auftragsnummer und Standort werden beim Ablegen aus IFS übernommen. Niemand tippt sie ab, und die Suche in ELO findet, was in IFS so heißt.
Häufige Fragenzu IFS und ELO
Nein. Aufträge und Rückmeldungen bleiben in IFS. Die Unterlagen zur Anlage öffnen sie in Portrait, über dieselbe Objektkennung; ablegen müssen sie dort nur den Bericht.
Schrittweise. Zuerst die Anlagen, an denen heute gearbeitet wird, dann der Bestand nach Bedarf. Welche Papierarchive gescannt und welche nur verzeichnet werden, legen Sie mit der Instandhaltung fest.
Wenn Sie es wollen, über ein Portal in Portrait: mit eigenem Zugang und nur für die Anlagen, die Sie freigeben. In IFS selbst erhalten sie dadurch keine Rechte.