ELO und Microsoft 365:
Projekte laufen in Teams, Dokumente liegen in SharePoint und OneDrive, E-Mails in Outlook – ein Flickenteppich, in dem die gültige Fassung schwer zu finden ist. Wir verbinden ELO mit Microsoft 365: Sie arbeiten in den gewohnten Werkzeugen, ELO hält Ablage, Versionen und Aufbewahrung zusammen.
Teams zum Arbeiten, ELO als Fundament.
Werkzeuge für die Zusammenarbeit sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Allein enden sie aber oft in der Sackgasse, weil sie Ihre Geschäftsprozesse nicht kennen. Deshalb verbinden wir Microsoft 365 mit ELO als zentraler Ablage.
Zusammenarbeiten in Microsoft 365. Chat, Besprechungen und gemeinsames Bearbeiten bleiben in Teams, SharePoint und OneDrive – dort, wo Ihre Teams ohnehin arbeiten.
Ablegen und aufbewahren in ELO. Akten, Rechte und Aufbewahrung liegen in ELO. ELO verwaltet die Versionen automatisch und macht Änderungen nachvollziehbar.
Ein Wissensstand für alle. Informationen liegen nicht mehr verstreut in Chats und Ordnern. Alle Beteiligten arbeiten mit derselben Fassung.
- Was ELO in Microsoft 365 kann
Sechs Stellen, an denen ELO und Microsoft 365 zusammenarbeiten.
Die Verbindung läuft über ELO for Microsoft 365. Welche Bausteine Sie brauchen, richtet sich nach Ihren Abläufen.
ELO direkt in Teams
Mit dem ELO Bot for Microsoft Teams suchen Projektbeteiligte Pläne, Verträge oder Protokolle in ELO, ohne Teams zu verlassen – und teilen Treffer direkt im Chat.
Abläufe aus Teams starten
Freigaben, Prüfprozesse oder das Erstellen von Dokumenten starten direkt aus Teams. Business Solutions und ELO Flows sind eingebunden, Aufgaben erscheinen in Teams.
SharePoint und OneDrive synchron
ELO Sync gleicht Ordner und ganze Ordnerstrukturen zwischen ELO und SharePoint Online oder OneDrive ab – in eine Richtung oder in beide.
Gemeinsam bearbeiten
Dokumente aus ELO werden in OneDrive oder SharePoint gemeinsam bearbeitet. Das Ergebnis landet wieder in der Akte.
E-Mails aus Outlook und Exchange
E-Mails werden aus Outlook und Exchange Online automatisch in ELO archiviert und dem Vorgang zugeordnet.
Nachvollziehbar aufbewahrt
Versionen und Änderungsverläufe führt ELO automatisch. Die ELO ECM Suite ist nach IDW PS 880 durch EY geprüft.
Anmeldung und Betrieb im Microsoft-Umfeld.
Wer Microsoft 365 nutzt, hat meist schon eine Identität und oft eine Cloud-Strategie. ELO fügt sich in beides ein.
Anmeldung mit Microsoft Entra ID. Wir binden ELO an Microsoft Entra ID an. Mitarbeitende melden sich mit dem Konto an, das sie aus Microsoft 365 kennen.
ELO in Microsoft Azure. Auf Wunsch betreiben wir den ELO-Stack in Ihrer Azure-Umgebung – nah an Microsoft 365 und unter Ihrer Verwaltung.
ELO Cloud oder eigenes Rechenzentrum. Ebenso möglich: die ELO Cloud in zertifizierten europäischen Rechenzentren oder der Betrieb im eigenen Rechenzentrum.
- So führen wir es ein
Erst die Arbeitsteilung, dann die Technik.
Die wichtigste Frage ist nicht technisch: Was bleibt in Microsoft 365, was gehört in ELO – und ab wann?
Bestandsaufnahme
Welche Teams, SharePoint-Seiten und OneDrive-Ordner gibt es, wo liegen welche Dokumente, und wo wird heute gesucht?
Arbeitsteilung festlegen
Wir legen mit Ihnen fest, welche Dokumente in Microsoft 365 bearbeitet und wann sie in ELO abgelegt werden.
Anmeldung und Rechte
Anmeldung über Microsoft Entra ID und ein Rechtekonzept in ELO, das zu Ihren Teams und SharePoint-Bereichen passt.
Synchronisation einrichten
ELO Sync wird für die vereinbarten Bereiche eingerichtet: SharePoint Online, OneDrive, Exchange Online.
ELO in Teams bringen
Der ELO Bot for Microsoft Teams wird bereitgestellt; Freigaben und Abläufe lassen sich aus Teams starten.
Schulen und starten
Wir schulen die Anwenderinnen und Anwender und begleiten den Start – meist mit einem Team, auf das weitere folgen.
Häufige Fragenzu ELO und Microsoft 365
Nein. Teams, SharePoint und OneDrive bleiben die Werkzeuge für die Zusammenarbeit. ELO kommt dazu, wo Dokumente geordnet abgelegt, aufbewahrt und in Abläufe gebracht werden. Beides ist verbunden, sodass niemand zwischen den Systemen kopieren muss.
Das legen wir je Bereich fest. ELO Sync gleicht in eine Richtung oder in beide Richtungen ab. Häufig wird in SharePoint oder OneDrive gemeinsam gearbeitet, und die gültige Fassung liegt in der Akte in ELO.
Die ELO ECM Suite ist nach Angaben von ELO durch EY nach IDW PS 880 geprüft und damit für eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD geeignet. Ob Ihr Betrieb die Vorgaben erfüllt, hängt zusätzlich von Konfiguration, Organisation und Verfahren ab – diese legen wir mit Ihnen fest.
Nein. ELO läuft in der ELO Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder – auf Wunsch von uns betrieben – in Ihrer Azure-Umgebung. Welche Variante passt, richtet sich nach Ihren Vorgaben für Datenhaltung und Betreuung.
Automatisch aus Outlook und Exchange Online oder von Hand in den passenden Vorgang. Wie wir das einrichten und was dabei rechtlich zu beachten ist, beschreibt die Seite E-Mail-Management.
Was dazugehört.
Zwei Leistungen.
Hinter der Verbindung zu Microsoft 365 stehen geordnete Akten und ein Plan für den Schriftverkehr.
E-Mail-Management
- ELO XC
- Microsoft 365
- ACTIWARE.IO
- Portrait AI
E-Mails samt Anhang beim Vorgang statt im persönlichen Postfach: von Hand aus Outlook, automatisch auf dem Server oder vorsortiert von einem KI-Mitarbeiter – mit Regeln für Aufbewahrung und Löschung.
Mehr zur Leistung: E-Mail-Management
Digitale Akten einführen
- ELO
- Kundenakte
- Projektakte
- Lieferantenakte
Kunden-, Projekt-, Lieferanten- und Auftragsakten in ELO: einheitlich gegliedert, mit Angaben aus ERP und CRM und Rechten bis zum Dokument – eingeführt eine Aktenart nach der anderen.
Mehr zur Leistung: Digitale Akten einführen