Digitale Akten:
Kunde, Projekt, Lieferant, Auftrag: Zu jedem gehören Dokumente, E-Mails und Daten aus mehreren Systemen. Wir führen digitale Akten in ELO ein – mit Struktur, Rechten und Anbindung an ERP und CRM, eine Aktenart nach der anderen.
Vier Akten, mit denen viele beginnen.
Welche Akte zuerst kommt, hängt davon ab, wo heute am meisten gesucht wird. Diese vier sind die häufigsten Kandidaten.
Kundenakte. Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Korrespondenz eines Kunden in einer Ansicht – mit den Stammdaten aus CRM oder ERP.
Projektakte. Pläne, Protokolle, Abnahmen und Schriftverkehr eines Projekts, für alle Beteiligten erreichbar – im Büro, im Browser oder am Smartphone.
Lieferantenakte. Zertifikate, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Korrespondenz eines Lieferanten an einer Stelle. Zur Einkaufsakte
Auftrags- und Vorgangsakte. Alles zu einem Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung, samt E-Mails – der Schriftverkehr liegt beim Vorgang statt im Postfach. Zum E-Mail-Management
- Was eine gute Akte ausmacht
Gleich gegliedert, richtig verknüpft.
Eine digitale Akte hilft im Alltag, wenn sie überall gleich aufgebaut ist und ihre Angaben nicht von Hand gepflegt werden müssen.
Eine Gliederung je Aktenart
Jede Kundenakte ist gleich aufgebaut, jede Projektakte auch. Wer eine kennt, findet sich in allen zurecht.
Angaben aus ERP und CRM
Kundennummer, Projekt oder Lieferant kommen aus den führenden Systemen – Dokumente bringen ihre Angaben beim Ablegen schon mit.
Verweise statt Kopien
Ein Dokument, das in mehrere Akten gehört, wird verknüpft statt kopiert. Es gibt nur eine Fassung.
Rechte je Akte und Dokument
Berechtigungen regeln, wer eine Akte sieht – und wer einzelne Dokumente darin, etwa Kalkulationen.
E-Mails in der Akte
Schriftverkehr wird aus Outlook oder automatisch in die Akte abgelegt, zu der er gehört.
Unterwegs verfügbar
Über Web Client und App ist die Akte auch außerhalb des Büros erreichbar; für einzelne Rollen zeigt eine App mit Portrait AI genau den nötigen Ausschnitt.
Eine Akte,
viele Quellen.
Eine Akte ist mehr als ein Ordner mit Dateien. Zur Bestellung gehören Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und der Schriftverkehr dazu. Die Angaben, nach denen gesucht wird – Lieferant, Bestellnummer, Status –, kommen aus dem ERP, Kontakte aus dem CRM.
Liegt alles in einer Akte, kann ein KI-Mitarbeiter in Portrait AI damit arbeiten: Er gleicht Rechnung, Lieferschein und Bestellung ab und zeigt Abweichungen, bevor gezahlt wird.
- So führen wir sie ein
Eine Aktenart nach der anderen.
Wir beginnen mit einer Akte, die viele täglich brauchen. Was sich dort bewährt, übernehmen die nächsten.
Aktenart wählen
Eine Akte, die viele täglich brauchen und deren Grenzen klar sind – oft die Kunden- oder Auftragsakte.
Gliederung entwerfen
Mit Ihrem Fachbereich legen wir an echten Vorgängen fest, welche Register, Metadaten und Rechte die Akte braucht.
Anbinden
Stammdaten aus ERP und CRM werden angebunden, damit Akten und Ablage dieselben Begriffe verwenden.
Bestand übernehmen
Was aus Laufwerken, Altarchiven oder Papier übernommen wird, entscheiden Sie je Dokumentart.
Mit echten Fällen testen
Ihr Fachbereich prüft mit eigenen Vorgängen. Danach schulen wir und begleiten den Start.
Die nächste Akte
Auf die erste Aktenart folgen weitere – mit derselben Grundlage und dem, was Sie bei der ersten gelernt haben.
Häufige Fragenzu digitalen Akten
Der Ordner sagt, wo eine Datei liegt. Die Akte sagt, wozu ein Dokument gehört, welche Fassung gilt und wer es sehen darf – und sie ist für jeden Vorgang gleich aufgebaut. Gesucht wird über Volltext und Metadaten statt über Pfade.
Mit einer, die viele täglich brauchen und deren Grenzen klar sind. An einer überschaubaren Aktenart zeigt sich früh, ob Gliederung, Metadaten und Rechte im Alltag tragen. Weitere Aktenarten folgen auf dieser Grundlage.
Das entscheiden Sie je Dokumentart: Laufende Akten werden oft digitalisiert und gleich mit Metadaten versehen, abgeschlossene bleiben als Altbestand im Archiv. Beim Auslesen gescannter Dokumente hilft Intelligent Document Processing.
Wir setzen digitale Akten mit ELO um. Setzen Sie ELO noch nicht ein, führen wir beides gemeinsam ein – mit der ersten Akte als Startpunkt.
Wo digitale Akten
weiterarbeiten.
Steht die Akte, bauen Abläufe darauf auf – im Einkauf ebenso wie im Kontakt mit Ihren Kunden. Zwei Anwendungen, die das zeigen.
Einkaufsakt
- ELO
- Portrait AI
- ERP
- Einkauf
Anfrage, Bestellung, Lieferschein und Rechnung liegen in einer Akte. Ein KI-Mitarbeiter gleicht Rechnung, Lieferung und Bestellung ab und zeigt Abweichungen, bevor gezahlt wird.
Mehr zur Anwendung: Einkaufsakt
Kundenportale
- ELO
- Portrait AI
- KI-Mitarbeiter
Außen zählt die Antwort. Innen der vollständige Vorgang. Kunden rufen Dokumente und Informationen rund um die Uhr selbst ab, KI-Mitarbeiter nehmen Anfragen entgegen – verbunden mit ERP, CRM und ECM.
Mehr zur Anwendung: Kundenportale