Nur wer darf,
Befunde, Prüfprotokolle, Zertifikate und Verträge unterliegen strengen Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung. Wir strukturieren die Ablage so, dass nur Berechtigte zugreifen und jeder Nachweis auffindbar bleibt.
Für die Organisation
hinter der Behandlung
Suche steht in keinem Dienstplan. Wir arbeiten an den Abläufen von Verwaltung, Personal, Einkauf, Technik und Qualitätsmanagement. Dort bindet die Suche nach Unterlagen Aufmerksamkeit, die an anderer Stelle gebraucht wird.
Dafür ist es gedacht
- Personalakten mit Qualifikations- und Fortbildungsnachweisen
- Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern und Kostenträgern
- Prüf- und Wartungsprotokolle zu Geräten
- Richtlinien, Verfahrensanweisungen und QM-Dokumente
- Bestellungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen
Dafür nicht
- klinische Fachsysteme ersetzen
- klinische Entscheidungen treffen oder bewerten
- die Patientendokumentation des führenden Systems übernehmen
- Grundsätze
Zugriff und Aufbewahrung
geben den Rahmen.
Im Gesundheitswesen ist entscheidend, wer welche Unterlage sehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden muss. Vier Grundsätze, nach denen wir die Ablage aufbauen.
Zugriff folgt der Aufgabe
Wer eine Unterlage sieht, ergibt sich aus Rolle und Zuständigkeit – bis auf das einzelne Dokument. Die Personalabteilung sieht den Dienstvertrag, die Stationsleitung den Fortbildungsnachweis.
KI sieht nicht mehr als der Mensch
Ein KI-Mitarbeiter arbeitet mit den Berechtigungen, die in ELO vergeben sind. Er findet nur, was die fragende Person auch selbst öffnen dürfte.
Jede Information hat ein führendes System
Fachsysteme behalten ihre Aufgabe. Die Akte ergänzt sie um die Dokumente, für die dort kein Platz vorgesehen ist.
Der Betrieb richtet sich nach Ihnen
KI-Funktionen setzen wir in der Cloud oder lokal auf Ihrer Infrastruktur um. Wo welche Daten liegen dürfen, entscheiden Sie.
Wo Einrichtungen
anfangen können.
Vier Anwendungen, die ohne Eingriff in klinische Systeme auskommen.
Digitale Personalakte. Dienstverträge, Qualifikations- und Fortbildungsnachweise in einer Akte. Berechtigungen gelten je Dokument, Wiedervorlagen erinnern, bevor ein Nachweis oder ein Vertrag ausläuft. Zur digitalen Personalakte
Vertragsmanagement. Wartungsverträge für Geräte, Liefer- und Dienstleistungsverträge: Laufzeiten und Kündigungsfristen stehen an der Vertragsakte. Zum Vertragsmanagement
Wissensassistent. Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Handbücher beantworten Fragen mit Quellenangabe. Stehen zwei Fassungen im Widerspruch, weist der Assistent darauf hin. Zum Wissensassistenten
Inventarverwaltung. Geräte per Barcode aufrufen, Zustand und Übergaben dokumentieren. Zum Gerät gehört damit mehr als eine Inventarnummer. Zur Inventarverwaltung
Häufige Fragenzum Gesundheitswesen
Nein. Klinische Fachsysteme bleiben führend, und klinische Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Personen. Wir kümmern uns um Unterlagen aus Verwaltung, Personal, Einkauf, Technik und Qualitätsmanagement und um die Verbindung zu den Systemen, die Sie dafür einsetzen.
Über Berechtigungen in ELO, die sich bis auf das einzelne Dokument vergeben lassen. Welche Rolle was sehen darf, legen Sie fest; wir bilden es ab und testen es mit Ihnen. Gesundheitsdaten zählen nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Die rechtliche Bewertung Ihres Berechtigungskonzepts bleibt deshalb bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Das entscheiden Sie je Bestand. Sie können etwa Richtlinien und Handbücher freigeben und Personalakten ausnehmen. Antworten nennen ihre Quellen, sodass sich jede Aussage am Dokument prüfen lässt.
Ja. Bei den Wiener Linien sind der Personalakt und die Dokumentation der Arbeitsmedizin in ELO abgebildet – Unterlagen, bei denen der Zugriff genau geregelt sein muss. Mehr dazu steht in der Referenz Wiener Linien.