ELO-Schnittstelle zu
In Salesforce steht die Opportunity auf gewonnen. Der Vertrag dazu hat mehrere Fassungen hinter sich, eine Freigabe der Rechtsabteilung und eine Unterschrift – nichts davon ist ein CRM-Feld. In ELO ist es eine Vertragsakte am Account.
Vor dem Kundentermin: zwei Arten, sich vorzubereiten.
Der Account in Salesforce zeigt Kontakte, Aktivitäten und offene Opportunities. Was vertraglich gilt, steht woanders.
Ohne Vertragsakte
- Die letzte Fassung des Rahmenvertrags liegt als Anhang in einer alten E-Mail
- Ob die Preisanpassung unterschrieben wurde, weiß die Kollegin im Innendienst
- Die Rechtsabteilung hat keinen Salesforce-Zugang und führt eigene Ordner
Mit Vertragsakte am Account
- Gültiger Vertrag, Nachträge und Laufzeit stehen an einer Stelle
- Der Stand der Freigabe lässt sich ins CRM zurückmelden
- Portrait AI fasst vor dem Termin zusammen, was in Akte und CRM zum Kunden steht
Die Opportunity ist gewonnen.
Der Vertrag ist noch unterwegs.
Ein Beispiel aus dem Vertrieb. Der Kunde sagt zu, die Opportunity wird geschlossen. Der Vertragsentwurf geht an die Rechtsabteilung, kommt mit Änderungen zurück, geht an den Kunden, kommt wieder.
Jede Runde erzeugt eine Fassung. In ELO liegen sie in der Vertragsakte, die Account und Opportunity aus Salesforce als Kennzeichen trägt. Die Freigabe läuft als Workflow; ist unterschrieben, beginnt die Laufzeit mit Wiedervorlage vor dem Kündigungstermin.
Der Vertrieb sieht den Stand am Account. Die Rechtsabteilung arbeitet in ELO und braucht dafür keine Salesforce-Lizenz.
Bleibt in Salesforce
- Accounts, Kontakte und Leads
- Opportunities mit Phase und Betrag
- Aktivitäten und Serviceanfragen
Führt ELO zum Account
- Vertragsentwürfe in jeder Fassung
- Freigabe der Rechtsabteilung mit Datum
- Unterschriebener Vertrag mit Laufzeit
- Für die IT
Salesforce liefert dreimal im Jahr ein Release. Die Übergabe bleibt schmal.
Salesforce veröffentlicht neue Funktionen dreimal jährlich. Je weniger eine Anbindung in die Plattform eingreift, desto gelassener lässt sich das beobachten.
Wenige Objekte
Für die Vertragsakte genügen Account, Kontakt und Opportunity. Mehr lesen wir nicht.
Änderungen als Auslöser
Salesforce kann melden, wenn ein Datensatz angelegt oder geändert wird. Eine gewonnene Opportunity kann so die Vertragsakte anlegen.
Ein Link am Account
Der Vertrieb öffnet die Vertragsakte vom Account aus. Wie dieser Sprung umgesetzt wird, klären wir mit Ihrer Salesforce-Administration.
Ein Baustein von ACTIWARE
ACTIWARE nennt für seine Plattform einen Konnektor für Salesforce. Wo er passt, setzen wir ihn ein, statt neu zu entwickeln.
Häufige Fragenzu Salesforce und ELO
Nein. Sie prüft und gibt in ELO frei. Account und Opportunity stehen als Kennzeichen an der Akte, und der Stand geht zurück an den Vertrieb.
Nicht zwingend. Der Stand des Vertrags lässt sich am Account zeigen, und Portrait kann Kundendaten und Dokumente in einer Oberfläche zusammenführen. Wo der Vertrieb arbeitet, richtet sich nach seinen Abläufen.
Das Angebot entsteht im CRM oder im ERP. In die Akte gehört die Fassung, die der Kunde erhalten hat, und die, die er angenommen hat.