ELO ECM Suite
Ein Vertrag liegt vor. Aber ist er aktuell, geprüft und dem richtigen Projekt zugeordnet? Die ELO ECM Suite legt Dokumente in digitalen Akten ab, versioniert sie, findet sie per Volltext wieder und führt sie durch Workflows – bis hin zu fertigen Lösungen für Rechnungen, Verträge und Personal.
Ablage mit Struktur
Ordner, Akten und Register bilden ab, wie Sie arbeiten – etwa ein Einkaufsakt von der Anfrage bis zur Rechnung.Metadaten beim Ablegen
Beim Übernehmen ins Archiv werden die wichtigsten Metadaten erfasst, das Dokument wird indiziert und kategorisiert.Referenzen statt Kopien
Ein Dokument kann in mehreren Akten erscheinen, ohne dupliziert zu werden. Das Original bleibt eines.
Dokumentenmanagement: Jede Änderung wird zur Version.
Wer ein Dokument bearbeitet, checkt es aus. Für alle anderen ist es so lange gesperrt, beim Einchecken entsteht eine neue Version. Frühere Versionen lassen sich öffnen, vergleichen und wieder zur Arbeitsversion machen.
Anmerkungen am Dokument. Haftnotizen, Marker, Textnotizen und Stempel mit Datum und Name, dazu allgemeine, persönliche und dauerhafte Randnotizen.
Vorschau für jedes Format. Auch Dateien ohne eigenen Viewer, etwa aus CAD, erhalten ein TIFF- oder PDF-Vorschaudokument.
Akten aller Art. Kunden-, Lieferanten-, Bau- oder Personalakte: ELO eRecords hält Dokumente, Metadaten und Zugriffsrechte einer Akte zusammen und dokumentiert jeden Zugriff.
- ELO iSearch
- Volltext
- OCR
Gesucht wird im Text. Nicht nur im Dateinamen.
ELO iSearch durchsucht jedes Wort im Dokument, dazu Metadaten und Feed-Beiträge. Treffer erscheinen nur, wenn Sie das Dokument sehen dürfen – die Suche hält sich an die Berechtigungen in ELO.
Volltext
Der Textinhalt jedes abgelegten Dokuments wird indiziert. Trefferstellen sind in der Volltextanzeige markiert.
Gescannte Dokumente
Bilddateien und Scans werden per OCR in Text umgewandelt und sind danach ebenso durchsuchbar.
Filter und Facetten
Ergebnisse lassen sich nach Eintragstyp, Datum, Maske oder einzelnen Feldern eingrenzen – auch mit „ist nicht“.
Sprachverständnis
Wortstämme und zusammengesetzte Wörter werden erkannt: Wer nach „Vertrag“ sucht, findet auch den „Wartungsvertrag“.
Exakte Metadatensuche
Für genaue Abfragen, etwa nach einer Rechnungsnummer, gibt es die Suche direkt in den Metadaten.
Suchfavoriten
Häufige Suchen werden gespeichert und erscheinen als Kachel auf der Startseite „Mein ELO“.
Workflows und ELO Flows: Wer ist dran, was fehlt noch?
Workflows führen ein Dokument durch Prüfung, Freigabe und Kenntnisnahme. Jeder Schritt landet als Aufgabe bei der zuständigen Person oder Gruppe. Den Ablauf sehen alle Beteiligten, auch im Nachhinein.
ELO Flows. Wiederkehrende Abläufe automatisieren, ohne zu programmieren: Eingabeformulare, Uploads, Verbindungen zu ERP, Mail-Server oder Dateifreigaben – etwa Lieferantendaten aus dem ERP direkt im Formular.
Vertretung und Delegation. Für Urlaub oder Abwesenheit wird eine Vertretung hinterlegt, befristet oder dauerhaft. Aufgaben lassen sich delegieren, abgeben oder mit verlängerter Frist weiterführen.
Wiedervorlage. Ein Dokument meldet sich zu einem festgelegten Datum bei einer Person oder Gruppe zurück.
Eigene Formulare. Mit dem Formulardesigner entstehen Formulare mit Tabellen, Reitern und Regeln, wie im Freigabeschritt nebenan.
ELO Business Solutions: fertige Lösungen statt leerem Archiv.
Für typische Abläufe liefert ELO vorkonfigurierte Lösungen mit eigenen Akten, Formularen, Workflows und Übersichten. Wir passen sie an Ihre Regeln und Systeme an, statt bei null zu beginnen.
- Invoice
- Contract
- HR Personnel File
ELO Invoice
Eingangsrechnungen von der Erfassung bis zur Buchung. E-Rechnungen in UBL, CII, ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X nach EN 16931, Fremdwährungen, Anbindung an Peppol. Sammelrechnungen positionsweise freigeben, Unklares geht an die Clearingstelle.
Zur RechnungserfassungELO Contract
Der ganze Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anlage über die Verhandlung bis zum Vertragsende. Fristen, Kalender, Klauselbibliothek und KI, die Vertragsinhalte zusammenfasst und beim Erstellen hilft.
Zum VertragsmanagementELO HR Personnel File
Alle Personaldokumente zentral, vom Eintritt bis zum Austritt. Cockpit mit Fristen, Self-Service für Stammdatenänderungen, Arbeitsverträge aus Word-Vorlagen.
Zur digitalen Personalakte
Weitere Business Solutions. Jede für einen eigenen Ablauf.
Auch diese Lösungen bringen Akten, Formulare und Workflows für ihren Ablauf mit. Welche davon Ihr Vorhaben braucht, hängt von Ablauf, ELO-Version und Lizenz ab – das klären wir vor der Einführung.
Digitaler Posteingang
Papier, E-Mail und Fax kommen an einer Stelle an. ELO DocXtractor klassifiziert sie mit Sprachmodellen und verteilt sie an die Fachbereiche.
ELO HR Recruiting
Von der Personalbedarfsmeldung bis zur Zu- oder Absage: Stellen veröffentlichen, Bewerberakte, Bewertung und Talent-Pool.
ELO Visitor
Besucher digital erfassen, Ausweise aus Vorlagen drucken, Willkommensbildschirme und Kalender.
ELO Knowledge
Wissensdatenbank mit Fragen, Ideen und Artikeln, geschützten Bereichen und abonnierbaren Themen.
ELO Learning
Lernplattform für E-Learning, Präsenz- und Blended-Formate, mit Kursverwaltung und automatischen Zertifikaten.
ELO Meeting
Tagesordnung, Teilnehmer und Anwesenheit, Notizen, Abstimmungen und Aufgaben aus der Sitzung.
Erfassung: vom Papier zum Datensatz.
ELO DocXtractor klassifiziert eingehende E-Mails und Scans und liest die Daten aus: Eingangsrechnungen samt Positionen, E-Rechnungen, Aufträge, Bestellungen und allgemeine Post.
Gescannt wird mit Trennseiten, die Seiten zu Dokumenten bündeln. E-Mails archiviert ELO XC serverseitig aus Exchange – online, lokal oder hybrid.
Handschriftliche Belege und Kassenbons erfassen wir mit Portrait AI. Mehr unter Intelligent Document Processing.
KI für ELO: mit Portrait AI.
Portrait AI setzt auf Ihre ELO-Installation auf. KI-Mitarbeiter beantworten Fragen aus den Dokumenten und nennen die Quellen, aus denen die Antwort stammt. Ein Klick führt ins Original.
Über unsere eigene MCP-Anbindung für ELO legen sie Belege ab und starten Workflows – kritische Schritte erst nach Bestätigung. Es gelten die Berechtigungen aus ELO: Was jemand im Archiv nicht sehen darf, bekommt er auch im Chat nicht.
Mehr unter KI für ELO.
ELO Sync: SharePoint, OneDrive und ELO im Gleichlauf.
ELO Sync gleicht Inhalte zwischen ELO und SharePoint, OneDrive oder Exchange Online ab, in eine Richtung oder in beide. Ordnerstrukturen wandern aus ELO nach SharePoint, Dokumente aus SharePoint zurück in die Ablage – mit Metadaten-Zuordnung, nach Zeitplan oder auf Knopfdruck.
Office-Dokumente lassen sich nach OneDrive auschecken und online bearbeiten. Die neue Fassung kommt als Version zurück.
Teams, Outlook, Feed: ELO, wo gearbeitet wird.
Mit dem ELO Bot for Microsoft Teams suchen Sie aus Teams heraus in ELO, teilen Treffer im Chat und sehen offene Aufgaben. Business Solutions und ELO Flows sind dort eingebunden.
Aus Outlook verschieben Sie E-Mails per Drag-and-drop in die passende Akte.
Am Dokument selbst läuft der Austausch im Feed: Kommentare, @-Erwähnungen, Hashtags und kurze Umfragen. Links auf Dokumente lassen sich auch mit Externen teilen.
- ELO ECM Suite 25
- ELOprofessional
- ELOenterprise
Zugriff, Schutz, Anbindung, Betrieb. Die Plattform darunter.
Die ELO ECM Suite gibt es in den Editionen ELOprofessional und ELOenterprise. Sie wächst modular mit: weitere Akten, Lösungen und Systeme kommen dazu, ohne die Plattform zu wechseln.
Clients
ELO Web Client im Browser, ELO Desktop Client als Seitenleiste in Windows und Office, ELO Java Client für den vollen Funktionsumfang, ELO App für iOS und Android mit Offline-Bereich.
Rechte und Protokoll
Rechte über Gruppen und Rollen, AES-256-Verschlüsselung, Audit-Trail und Report je Eintrag: wer hat wann was getan.
Archivierung
Aufbewahrungsfristen in den Metadaten, unveränderbare Historie, Löschfristenmanagement. Laut ELO erfüllt die Software alle technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Gesamtlösung.
Digitale Signatur
Mit ELO for DocuSign fortgeschritten oder qualifiziert signieren; das unterschriebene Dokument wird als neue Version abgelegt.
Integration
SAP über ArchiveLink und S/4HANA, dazu DATEV, Business Central, Salesforce und viele weitere ERP-Systeme. Wo mehrere Systeme beteiligt sind, verbinden wir sie mit ACTIWARE.IO.
Betrieb
Als ELO Cloud in zertifizierten europäischen Rechenzentren, als Managed Service, im eigenen Rechenzentrum oder in der Private Cloud.
ELO muss zur Arbeit passen. Nicht umgekehrt.
Die Funktionen bringt ELO mit. Wie Akten, Masken, Workflows und Anbindungen aussehen, legen wir mit Ihnen fest – ausgehend von dem Vorgang, wie er heute läuft.
Prozessaufnahme und Zielbild
Wie läuft der Vorgang heute, und wie soll er künftig laufen? Das klären wir fachlich und technisch.
Akten und Metadaten
Die Akten-, Dokument- und Metadatenstruktur entsteht aus der tatsächlichen Bearbeitung, nicht aus einer Vorlage.
Suche und Rechte
Festgelegt wird, wer welche Unterlagen findet und wer sie sehen darf.
Workflows und Business Solutions
Wir konfigurieren Workflows, ELO Flows und Business Solutions so, dass erkennbar bleibt, wer dran ist und was noch fehlt.
Integration und Migration
Beteiligte Bestandssysteme werden angebunden, geeignete Altdaten übernommen.
Einführung und Betreuung
Wir testen, schulen und begleiten die Einführung – und entwickeln die Lösung danach weiter.
Rund um ELO bleiben Systeme in ihrer Rolle.
ERP, CRM und Fachanwendungen führen weiterhin ihre Daten. ELO ist der Ort, an dem Dokument und Vorgang zusammenfinden.
Wo Informationen zwischen Systemen wechseln, übernimmt ACTIWARE den automatisierten Fluss. Portrait AI stellt ausgewählte Dokumente, Status und Eingabemöglichkeiten über Apps, Suche oder Portale bereit.
ELO im Einsatz bei unseren Kunden.
Unsere Kunden setzen ELO in Industrie, Handel, Dienstleistung und Luftfahrt ein: damit Dokumente an mehreren Standorten verfügbar sind, für Serviceinformationen, Eingangsrechnungen oder ein Wartungsarchiv.
Häufige Fragenzur ELO ECM Suite
Ein guter Einstieg ist klar abgegrenzt: Eine bestimmte Rolle benötigt in einer konkreten Arbeitssituation Informationen aus bestehenden Systemen oder muss Angaben dorthin zurückmelden. Im Erstgespräch klären wir den Bedarf und den grundsätzlichen Fit. Zielbild, Informationsstruktur und Integrationen werden anschließend in einer separat beauftragten Konzeptphase ausgearbeitet.
Nein. ELO ergänzt Ihre Geschäftssysteme. Daten und Dokumente bleiben dort, wo sie geführt werden – im ERP, im CRM oder in ELO. ELO hält die Dokumente zum Vorgang und übernimmt die nötigen Stammdaten aus ERP oder CRM.
Nein. Für einfache Anwendungsfälle bringt Portrait eine eigene SQL-Engine mit; damit entstehen Apps auch ohne Vorsystem. Liegen Dokumente und Prozesse in ELO, ergänzen sich beide über ihre Integrationen – ELO ist dafür eine praxiserprobte Plattform. Welche Basis passt, klären wir gemeinsam.
Eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs genügt: Welche Dokumente entstehen, wer bearbeitet sie, welche Systeme sind im Einsatz – und wo wird heute gesucht oder gewartet? Typische Dokumente oder Formulare helfen zusätzlich.