Wer ist zuständig?
Anträge, Bescheide und Stellungnahmen durchlaufen mehrere Stellen und müssen lückenlos dokumentiert sein. Wir bilden Vorgänge so ab, dass jede beteiligte Stelle sieht, wie weit die Bearbeitung ist und bei wem sie liegt.
Jeder Verfahrensschritt
ist dokumentiert
Im öffentlichen Bereich zählt, dass jeder Schritt eines Verfahrens dokumentiert ist und Unterlagen über die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. Eine vorgangsbezogene Akte mit klaren Berechtigungen schafft dafür die Grundlage. Welche Vorgaben für Ihre Organisation gelten, klären wir gemeinsam in der Konzeptphase.
Begriffe, mit denen wir arbeiten
- Aktenplan: die Ordnung, nach der abgelegt wird
- Akt und Geschäftsfall: was gemeinsam entschieden wird
- Eingangsstück, Stellungnahme, Erledigung
- Zuständigkeit, Frist und Wiedervorlage
- Bescheid und Zustellnachweis
- Der Weg eines Akts
Vom Eingang
bis zur Ablage nach Aktenplan.
Ein Antrag durchläuft mehrere Stellen. An jeder Station stellen sich dieselben Fragen: Was liegt vor, wer ist am Zug, bis wann?
1 · Eingang
Antrag oder Eingabe treffen per Post, E-Mail oder Formular ein und werden einem Akt zugeordnet. Ab hier gibt es einen Ort für alles, was folgt.
2 · Zuweisung
Die zuständige Stelle übernimmt. Wer den Akt öffnet, sieht, bei wem er liegt – ohne Rundruf.
3 · Stellungnahmen
Weitere Stellen werden befasst, ihre Stellungnahmen kommen in denselben Akt zurück. Fristen laufen als Wiedervorlage mit.
4 · Genehmigung
Entwurf, Prüfung, Freigabe: Jeder Schritt bleibt im Ablauf nachvollziehbar.
5 · Erledigung
Bescheid oder Antwortschreiben gehen hinaus, die Ausfertigung liegt im Akt.
6 · Ablage
Der abgeschlossene Akt wird nach Aktenplan abgelegt und ist für spätere Verfahren auffindbar.
Neben dem Akt:
die Verwaltung der Verwaltung.
Personal, Verträge und Rechnungen folgen eigenen Regeln. Vier Anwendungen dafür.
Digitale Personalakte. Verträge, Dienstzettel und Nachweise liegen in einer Akte, Berechtigungen gelten je Dokument. Bei den Wiener Linien ist der Personalakt in ELO abgebildet. Zur digitalen Personalakte
Vertragsmanagement. Liefer-, Dienstleistungs- und Rahmenverträge mit ihren Laufzeiten. Neue Verträge durchlaufen eine digitale Freigabe. Zum Vertragsmanagement
Rechnungserfassung. Eingangsrechnungen werden ausgelesen, geprüft und freigegeben. Die Übergabe an Ihr Finanzsystem folgt Ihrem Prozess. Zur Rechnungserfassung
Wissensassistent. Richtlinien, Dienstanweisungen und Handbücher beantworten Fragen mit Quelle – im Rahmen der Rechte, die in ELO gelten. Zum Wissensassistenten
Ein öffentliches Verkehrsunternehmen:
Wiener Linien.
Kein Amt, aber dieselbe Aufgabe: eine große Verwaltung, viele Stellen, sensible Unterlagen.
Die gesamte Verwaltung in ELO
- Öffentlicher Verkehr
Die Wiener Linien bilden die Dokumente und Prozesse ihrer Verwaltung in ELO ab – von der Werkstatt bis zum Personalakt, einschließlich der Dokumentation der Arbeitsmedizin. Wir betreuen die ELO-Systeme und arbeiten mit dem Team der Wiener Linien nach Scrum an der Weiterentwicklung.
Case Study ansehen: Die gesamte Verwaltung in ELO
Häufige Fragenzum öffentlichen Bereich
Ja. Die Ablagestruktur wird für Ihre Organisation eingerichtet; die Ordnung gibt Ihr Aktenplan vor. Wir übernehmen ihn in der Konzeptphase und klären, welche Merkmale ein Akt zusätzlich braucht – etwa Geschäftszahl, Zuständigkeit und Frist.
Das legen Sie fest: in Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einem Rechenzentrum Ihrer Wahl. Anforderungen an Datenstandort und Betrieb nehmen wir in der Konzeptphase auf, bevor eine Architektur feststeht.
Fachverfahren und Finanzsystem bleiben führend für ihre Daten. Der Akt nimmt die Dokumente auf und zeigt den Bearbeitungsstand. Welche Schnittstellen Ihre Fachanwendung bietet, prüfen wir technisch, bevor wir etwas zusagen.
Bei den Wiener Linien arbeiten wir nach Scrum: kurze Runden, gemeinsame Prioritäten, feste Rollen auf beiden Seiten. Koordination und Projektmanagement gehören dort zu unserer Leistung.