Der Vertrag liegt im Ordner.
Wer kündigen will, muss das Datum kennen, bevor es verstrichen ist. Mit ELO Contract führen Sie jeden Vertrag als Akte mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Status, und ELO benachrichtigt, wenn eine Frist oder Verlängerung ansteht. Freigabe und Kündigung laufen als Workflow.
Eine Akte je Vertrag, nicht ein Ordner je Abteilung.
Alles zu einem Vertrag an einem Ort. In ELO Contract erhält jeder Vertrag eine eigene Akte. Ihr Formular hält die Vertragsdaten und den aktuellen Status fest; der Vertragstyp bestimmt, welche Angaben bei der Anlage hinterlegt werden. Das Bild zeigt die Akte eines Wartungsvertrags: links das Formular, daneben die Register für Vertragsdokumente, Anlagen, Schriftverkehr und Leistungsnachweise.
Verträge entstehen entlang von Vorgängen – mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Nachträge und Korrespondenz liegen deshalb beim Vertrag und nicht in einem Postfach.
Mit Portrait AI: Ein KI-Mitarbeiter im Einkauf überwacht Vertragsfristen, prüft Lieferanten und löst Bestellungen aus – mit der Vertragsakte als verlässlicher Quelle. Mehr zu Portrait AI
Vom Entwurf bis zur Kündigung.
ELO Contract ist die Business Solution von ELO für das Vertragsmanagement. Sie begleitet ein- und ausgehende Verträge von der Anlage über Verhandlung und Abschluss bis zur Kündigung. Was die Lösung dabei abdeckt:
- ELO Contract
- Vertragsakte
- Fristen
- Freigabe
Fristen und Erinnerungen
Laufzeit und Kündigungsfrist stehen am Vertrag. ELO benachrichtigt zu Fristen und Verlängerungen; im Kalender erscheinen Erinnerungs- und Kündigungstermine.
Freigabe als Workflow
Die Freigabe lässt sich in jeder Phase einleiten. Sie tragen die Prüfungsschritte ein und kennzeichnen jene, die nicht entfallen dürfen. Der Status wechselt von selbst auf „In Freigabe“ und danach auf „Freigegeben“.
Klauseln und Vorlagen
Wiederkehrende Vertragsbestandteile legen Sie einmal als Klauseln an. Platzhalter in den Vorlagen füllt ELO bei der Vertragsanlage mit den Daten aus dem System.
Unterschrift und Zugriff
Mit ELO for DocuSign geht der Vertrag zur digitalen Unterschrift und liegt danach wieder an seinem Platz. Lese- und Bearbeitungsrechte regeln, wer ihn sehen und ändern darf.
Welche Verträge laufen, welche enden?
Die Vertragsübersicht beantwortet beides. Kacheln zählen die Verträge je Status, vom Entwurf über Verhandlung und Freigabe bis zum gekündigten Vertrag. Die Tabelle darunter nennt zu jedem Vertrag den nächsten Kündigungstermin und zeigt, ob er ein- oder ausgehend ist.
Derselbe Bestand lässt sich als Kalender ansehen: mit Wiedervorlagen, Kündigungsfristen und Vertragsenden. Für Auswertungen entstehen Berichte als Excel-Tabelle, darunter einer zum Zahlungsplan.
Die Frist steht am Vertrag, nicht im Kalender einer Person.
Im Reiter „Vertragslaufzeit“ stehen Vertragsbeginn, Laufzeit, Vertragsende und Kündigungsfrist. Das Beispiel zeigt einen befristeten Wartungsvertrag über 36 Monate mit drei Monaten Kündigungsfrist. Anlegen lassen sich Verträge befristet, unbefristet oder ohne Laufzeit.
Auch die Kündigung ist ein Vorgang mit Prüfungsschritten: Sie wird eingeleitet, geprüft und angenommen. Erst danach gilt der Vertrag in ELO als beendet.
- Ihre Vorteile
Die Software kommt von ELO. Die Einrichtung von uns.
Ein Vertragsmanagement hilft erst, wenn es Ihre Vertragsarten, Ihre Fristen und Ihre Freigabewege kennt. Als ELO-Partner seit 2013, achtfach ausgezeichnet, richten wir ELO Contract gemeinsam mit Fachbereich und IT ein.
Vertragstypen nach Ihrem Bestand
Miet-, Liefer- oder Wartungsvertrag: Wir legen mit Ihnen fest, welche Vertragstypen es gibt und welche Angaben jeder Typ verlangt.
Freigabewege nach Ihren Regeln
Wer prüft, wer zeichnet und welcher Schritt Pflicht ist, steht danach im Workflow und nicht mehr in einer E-Mail-Kette.
Bestehende Verträge in der Akte
Verträge aus Ordnern und Laufwerken übernehmen wir geordnet in die neuen Akten, samt Laufzeit und Kündigungsfrist.
Vertragspartner aus ERP oder CRM
Stammdaten müssen nicht doppelt gepflegt werden. Als offizieller ACTIWARE-Partner verbinden wir ELO mit den Systemen, in denen Ihre Kunden und Lieferanten geführt werden.
Unterlagen für Vertragspartner
Sollen Partner Unterlagen einsehen oder einreichen, ergänzen wir ein Portal mit persönlichem Zugang.
KI mit Zugriff auf die Akte
Den Zugang zu ELO stellt unsere eigene MCP-Anbindung her. So arbeitet ein KI-Mitarbeiter mit denselben Vertragsakten wie Ihr Team – innerhalb der Regeln, die Sie vorgeben.
Verträge mit Termin,
Verträge verteilen sich oft auf Ordner, Postfächer und Laufwerke. Solange niemand die Fristen führt, verlängert sich, was niemand verlängern wollte. Eine Vertragsakte mit Erinnerung und Freigabe-Workflow ändert das.
Verträge im Ordner
- Verträge verteilt auf Ordner, Postfächer und Laufwerke
- Kündigungsfristen fallen erst auf, wenn sie verstrichen sind
- Freigaben per E-Mail, der Stand ist nicht nachvollziehbar
- Mehrere Fassungen desselben Vertrags im Umlauf
- Unklar, wer für welchen Vertrag zuständig ist
Verträge in ELO Contract
- Eine Akte je Vertrag mit Formular, Dokumenten und Status
- Benachrichtigung zu Fristen und Verlängerungen
- Freigabe als Workflow mit festgelegten Prüfungsschritten
- Versionskontrolle für die Vertragsdokumente
- Übersicht der Verträge nach Status und Ansprechperson
Beginnen wir mit Ihren wichtigsten Verträgen.
Häufige Fragenzu Vertragsmanagement
ELO Contract arbeitet mit Vertragstypen: Jeder Vertrag basiert auf einem Typ, der bestimmt, welche Informationen bei der Ablage hinterlegt werden. Welche Typen Sie brauchen, etwa Miet-, Liefer-, Wartungs- oder Rahmenverträge, legen wir gemeinsam fest. Verwaltet werden ein- und ausgehende Verträge.
Laufzeit und Kündigungsfrist werden am Vertrag erfasst. ELO benachrichtigt zu Fristen und Verlängerungen, und der Kalender zeigt Wiedervorlagen, Kündigungsfristen und Vertragsenden. Wer die Erinnerung erhält, klären wir bei der Einrichtung.
Wer die Freigabe einleitet, trägt die Prüfungsschritte ein. Die Prüfenden finden den Vertrag in ihren Aufgaben, kommentieren, ergänzen bei Bedarf einen weiteren Schritt und geben frei. Während des Umlaufs steht der Vertrag auf „In Freigabe“, am Ende auf „Freigegeben“. Danach folgen Verhandlung und Abschluss.
Nein. ELO Contract führt Vertragsakte, Fristen und Freigaben. Kunden, Lieferanten und Bestellungen bleiben in den Systemen, in denen sie gepflegt werden. Welche Daten zwischen den Systemen fließen, legen wir in einer separat beauftragten Konzeptphase fest. Wie eine Vertragsakte an das führende System anschließt, beschreiben wir für Salesforce, weclapp und Dynamics 365 Finance & Operations.
Nein. ELO Contract ist eine Business Solution der ELO ECM Suite und läuft auf ELO. Ist ELO bei Ihnen noch nicht im Einsatz, richten wir es zusammen mit ELO Contract ein. Ob das für Ihren Vertragsbestand der passende Weg ist, klären wir im Erstgespräch.
Ein Vertrag kommt
selten allein.
Auf den Liefervertrag folgt die Rechnung, auf den Arbeitsvertrag die Personalakte. Zwei Anwendungen, die an die Vertragsakte anschließen.
Rechnungserfassung
- ELO
- ELO Invoice
- Portrait AI
Der Liefervertrag legt Preise und Zahlungsziele fest, die Rechnung muss dazu passen. In ELO Invoice wird sie ausgelesen, geprüft und freigegeben.
Mehr zur Anwendung: Rechnungserfassung
Digitale Personalakte
- ELO
- Portrait AI
Arbeitsverträge gehören zur Person. In der Personalakte liegen sie neben Dienstzetteln und Nachweisen, mit Rechten je Dokument.
Mehr zur Anwendung: Digitale Personalakte
Andere Branche,
andere Verträge.
Wartungsverträge in der Fertigung, Mietverträge in der Immobilienverwaltung, Rahmenverträge im Handel. Womit Ihre Branche arbeitet, steht auf den Branchenseiten.
