E-Mail-Management:
Angebote, Bestellungen, Zusagen: Vieles, was ein Geschäft ausmacht, steht nur im Postfach einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir führen E-Mail-Management mit ELO ein – E-Mails landen samt Anhang in der richtigen Akte und sind dort für alle auffindbar, die sie brauchen.
Das Postfach ist kein Archiv.
E-Mails werden übersehen, versehentlich gelöscht oder irgendwo abgelegt, wo sie niemand wiederfindet. Drei Folgen zeigen sich im Alltag besonders oft.
Wissen geht mit in den Urlaub. Ist jemand krank oder im Urlaub, findet die Vertretung die entscheidende Nachricht nicht – sie liegt in einem fremden Postfach.
Alles liegt doppelt. Der Anhang steckt in der E-Mail, auf dem Laufwerk und im Ordner. Welche Fassung gilt, weiß am Ende niemand genau.
Pflichten bleiben offen. Geschäftsbriefe und Belege, die per E-Mail kommen, unterliegen Aufbewahrungspflichten. Im persönlichen Postfach sind sie nicht sicher aufgehoben.
- Rechtlicher Rahmen
Was aufbewahrt werden muss – und was nicht.
Maßgeblich sind in Deutschland vor allem HGB, Abgabenordnung und GoBD, in Österreich die BAO. Welche E-Mails bei Ihnen darunter fallen, klären wir gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung und dem Datenschutz.
Geschäftsbriefe und Belege
E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg dienen, werden elektronisch im Ursprungsformat aufbewahrt.
Nur der Umschlag
Dient eine E-Mail bloß als Transportmittel für einen Anhang, muss sie selbst nicht aufbewahrt werden – der Anhang je nach Inhalt schon.
Unverändert und auswertbar
Archivierte E-Mails müssen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sein – und ihrem Geschäftsvorfall zugeordnet.
Fristen
In Deutschland je nach Unterlage meist sechs bis zehn Jahre, in Österreich sieben Jahre für Buchhaltungsunterlagen.
Löschen, wenn der Zweck entfällt
Auch E-Mails enthalten personenbezogene Daten. Entfällt der Zweck, werden sie gelöscht oder gesperrt.
Privat und geschäftlich trennen
Steuerrelevante E-Mails gehören getrennt von privaten abgelegt. Klare Regeln zur privaten Nutzung des Postfachs erleichtern das.
Vier Wege in die Akte.
Welche E-Mails automatisch und welche von Hand abgelegt werden, legen wir mit Ihnen fest. Meist ergänzen sich mehrere Wege.
Von Hand, aus dem Postfach. Aus Outlook oder HCL Notes legen Mitarbeitende eine E-Mail samt Anhang in den passenden Vorgang – und finden sie dort auch wieder.
Automatisch, auf dem Server. ELO XC archiviert E-Mails aus Microsoft 365 und Exchange nach Regeln, die einmal festgelegt werden – lokal, in der Cloud oder hybrid.
Nach Kontext, mit ACTIWARE.IO. Module für Exchange- und IMAP-Postfächer filtern E-Mails nach Kriterien, archivieren sie und ordnen sie einem Vorgang zu. Mehr zu ACTIWARE.IO
Vorsortiert von einem KI-Mitarbeiter. Ein KI-Mitarbeiter in Portrait AI erkennt, was eingeht – Rechnung, Bestellung, Anfrage –, liest die Daten aus und übergibt sie an den richtigen Prozess. Mehr zu Portrait AI
- So führen wir es ein
Vom Postfach zum Vorgang.
E-Mail-Management ist zur Hälfte Technik und zur Hälfte Vereinbarung. Beides richten wir gemeinsam mit Ihnen ein.
Bestandsaufnahme
Welche E-Mails gehören zu welchen Vorgängen, welche Postfächer und Mailsysteme sind im Einsatz, und welche Altbestände gibt es?
Regeln festlegen
Was wird automatisch abgelegt, was von Hand? Welche Fristen gelten, und wann wird gelöscht?
Betriebsrat einbinden
Eine E-Mail-Archivierung kann Mitbestimmungsrechte berühren. Wir empfehlen, den Betriebsrat früh einzubeziehen.
Akten und Rechte
E-Mails landen in den Akten, zu denen sie gehören. Berechtigungen und Vertretungen regeln, wer sie sieht.
Abläufe anstoßen
Aus einer E-Mail kann ein Workflow starten – etwa eine Rechnung, die direkt in den Rechnungseingang geht.
Schulen und starten
Wir schulen die Anwenderinnen und Anwender und begleiten den Start – meist mit einem Bereich, auf den weitere folgen.
Häufige Fragenzum E-Mail-Management
Nein. Aufzubewahren sind E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg dienen. Eine E-Mail, die nur einen Anhang transportiert, muss selbst nicht aufbewahrt werden. Welche Regeln daraus für Ihre Postfächer folgen, legen wir in der Bestandsaufnahme fest.
Wenig. Abgelegt und gesucht wird aus Outlook oder HCL Notes heraus. Läuft die Archivierung automatisch auf dem Server, merken die meisten davon im Alltag nichts. Archivierte E-Mails lassen sich zusätzlich im Browser oder am Smartphone abrufen, wenn der Webzugriff dazugebucht ist.
Ja. ELO XC arbeitet mit Exchange Online ebenso wie mit Exchange im eigenen Haus und in hybriden Umgebungen. IMAP-Postfächer lassen sich optional einbinden.
Das lässt sich nicht pauschal zusagen. ELO bringt nach eigenen Angaben die technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme Lösung mit. Ob Ihr Betrieb die Vorgaben erfüllt, hängt zusätzlich von Regeln, Organisation und Verfahren ab – diese legen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung fest.
Das entscheiden wir in der Bestandsaufnahme: Manche Altbestände werden mit übernommen und ihren Vorgängen zugeordnet, andere bleiben, wo sie sind, und laufen aus.
Wo abgelegte E-Mails
weiterarbeiten.
Eine Rechnung im Anhang, die Lieferzusage zur Bestellung: Abgelegte E-Mails werden Teil eines Vorgangs. Zwei Anwendungen, in denen das geschieht.
Rechnungserfassung
- ELO
- ELO Invoice
- Portrait AI
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, in ELO abgelegt und digital freigegeben. Ein KI-Mitarbeiter übernimmt Vorerfassung und Vorkontierung, die Übergabe an ERP und Finanzbuchhaltung folgt Ihrem Prozess.
Mehr zur Anwendung: Rechnungserfassung
Einkaufsakt
- ELO
- Portrait AI
- ERP
- Einkauf
Anfrage, Bestellung, Lieferschein und Rechnung liegen in einer Akte. Ein KI-Mitarbeiter gleicht Rechnung, Lieferung und Bestellung ab und zeigt Abweichungen, bevor gezahlt wird.
Mehr zur Anwendung: Einkaufsakt