ELO-Schnittstelle zu
In SAP S/4HANA trägt jeder Buchhaltungsbeleg Buchungskreis und Belegart. Das Original dazu – die Lieferantenrechnung, der Lieferschein – liegt in ELO und soll aus dem SAP-Beleg heraus zu öffnen sein. Welcher Weg dorthin führt, hängt von Ihrer Edition ab.
Die Kreditorenbuchhaltung sieht den Beleg.
Sie braucht das Original daneben.
Ein Beispiel aus der Rechnungsprüfung. Eine Lieferantenrechnung mit Bestellbezug trifft als PDF ein. Bevor sie in SAP gebucht wird, klärt jemand, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammenpassen und wer eine Abweichung verantwortet.
In ELO läuft diese Klärung als Workflow: Die Rechnung liegt in der Akte des Kreditors, Bestellung und Wareneingang kommen als Daten aus SAP dazu, die Freigabe geht an die zuständige Kostenstelle. Gebucht wird danach in SAP, unter dem Buchungskreis und der Belegart, die Ihr Customizing vorsieht.
Wer später den Buchhaltungsbeleg aufruft, findet die Rechnung samt Freigabeverlauf, ohne auf einem Laufwerk nach der Belegnummer zu suchen.
Bleibt in SAP S/4HANA
- Buchungskreis, Belegart und Buchhaltungsbeleg
- Bestellung, Wareneingang und Materialbeleg
- Geschäftspartner und Kreditorenkonto
Kommt mit ELO dazu
- Lieferantenrechnung als Dokument am SAP-Beleg
- Sachliche Prüfung und Freigabe mit Verlauf
- Akte je Kreditor, Bestellung oder Vertrag
Drei Editionen, drei Wege zum Dokument.
SAP führt S/4HANA als Cloud Public Edition, als Cloud Private Edition und als Installation im eigenen Betrieb. Für die Dokumentenanbindung ist das die erste Frage, weil nicht jede Edition dieselbe Schnittstelle anbietet.
- On-Premise
- Private Edition
- Public Edition
ArchiveLink im eigenen Betrieb
SAP ArchiveLink verbindet SAP-Anwendungen mit externen Ablagesystemen und verknüpft abgelegte Dokumente mit den Anwendungsbelegen. ELO dokumentiert dafür die ELO Suite for SAP ArchiveLink, genannt sind SAP NetWeaver und SAP S/4HANA.
Private Edition
Nach Angabe von ELO steht die Suite auch für SAP S/4HANA Cloud Private Edition bereit, sofern das System ArchiveLink anbietet. Das prüfen wir mit Ihrem Hosting-Vertrag und Ihrer SAP-Basis.
Public Edition
In der Public Edition werden Anlagen über den Standard CMIS abgelegt, nicht über ArchiveLink. ELO führt dafür ein eigenes Produkt in seiner Liste: ELO CMIS for SAP Solutions.
Daten für den Workflow
Stamm- und Belegdaten für Prüfung und Freigabe kommen über die Schnittstellen, die SAP für S/4HANA veröffentlicht, darunter OData- und SOAP-APIs. Welche davon Ihr Berechtigungskonzept freigibt, legt Ihre SAP-Betreuung fest.
- Für die SAP-Basis
Was Ihre SAP-Basis zuerst wissen will.
Vier Punkte klären wir, bevor im SAP-System etwas für die Ablage eingerichtet wird.
Welche Dokumentarten?
Eingehende und ausgehende Dokumente, Drucklisten, Archivdateien: ArchiveLink kennt mehrere Arten. Wir beginnen mit denen, die ein Fachbereich heute vermisst.
Welche Buchungskreise?
Zuständigkeiten und Betragsgrenzen unterscheiden sich je Gesellschaft. Der Freigabe-Workflow bildet sie getrennt ab.
Was geschieht mit dem bestehenden Archiv?
Ist bereits ein Ablagesystem an SAP angeschlossen, klären wir, ob es bleibt, abgelöst oder übernommen wird.
Wer darf was sehen?
Die Berechtigungen in ELO können den Rollen in SAP folgen. Wo sie bewusst abweichen, steht es im Konzept.
Häufige Fragenzu SAP S/4HANA und ELO
Für Anlagen ja: Dort ist CMIS der vorgesehene Standard. ELO nennt mit ELO CMIS for SAP Solutions ein Produkt für diesen Fall. Welche SAP-Objekte Sie damit erreichen, prüfen wir an Ihrem System, bevor wir etwas zusagen.
Nein, das sind zwei Themen. Dokumente zu Belegen laufen über ArchiveLink. Für SAP ILM nennt ELO eine eigene Komponente, ELO WebDAV for SAP ILM. Ob Sie beides brauchen, ergibt sich aus Ihrem Archivierungskonzept.
Für die sachliche Prüfung nicht: Sie findet in ELO oder Portrait AI statt, und nur das Ergebnis geht nach SAP. Lizenzfragen zur Nutzung von SAP-Daten außerhalb von SAP klären Sie bitte mit SAP. Wir liefern dafür die technische Beschreibung der Übergabe.