Schnittstellen
Ihr ERP führt den Auftrag, die Buchhaltung den offenen Posten, das CRM den Kontakt. ELO und Portrait AI setzen dort an, wo Dokumente, Freigaben und der Zusammenhang fehlen. Hier steht, was für jede Anbindung gilt – und darunter, was Ihr System besonders macht.
- Prinzip
Jedes System behält seine Aufgabe. Die Verbindung schafft den Zusammenhang.
Eine Schnittstelle ist kein Selbstzweck. Sie sorgt dafür, dass die Eingangsrechnung den Lieferanten aus dem ERP kennt und die Freigabe dort ankommt, wo gebucht wird.
Das führende System bleibt führend
ERP, Rechnungswesen, CRM und HR-System pflegen weiterhin ihre Daten: Aufträge, Buchungen, Kontakte, Bewerbungen. Gebucht, disponiert und abgerechnet wird dort, wo es heute geschieht.
ELO führt Dokumente und ihren Weg
Belege, Verträge und Korrespondenz liegen in digitalen Akten und tragen die Kennzeichen des führenden Systems, etwa Kunden-, Bestell- oder Projektnummer. Workflows bilden Prüfung und Freigabe ab, ohne dass jemand Stammdaten abtippt.
Portrait zeigt den Ausschnitt für eine Rolle
Wer nur freigibt, nachschlägt oder etwas einreicht, braucht keinen Arbeitsplatz im ERP. Portrait stellt dafür eine App, ein Formular, eine Suche oder ein Portal bereit, am Schreibtisch und unterwegs.
Portrait AI antwortet aus der Akte
Fragen an die Dokumente eines Vorgangs beantwortet Portrait AI mit Verweis auf die Stelle, aus der die Antwort stammt. Portrait AI entwickeln wir selbst.
Vier Wege, über die Daten und Dokumente wechseln.
Welcher Weg trägt, hängt davon ab, was Ihre Installation bereitstellt: eine dokumentierte API, einen Archivstandard, einen Datenbankzugriff oder einen Dateiaustausch. Das prüfen wir vor jedem Angebot mit Ihrer IT.
- API
- Archivstandard
- No-Code
- Eigene Entwicklung
Die Schnittstellen des Herstellers
Viele Systeme bringen dokumentierte Webservices oder eine REST API mit. Wo es sie gibt, nutzen wir sie – sie überstehen Releasewechsel eher als ein Zugriff an der Anwendung vorbei.
SAP ArchiveLink
Für SAP dokumentiert ELO die ELO Suite for SAP ArchiveLink, genannt sind SAP NetWeaver und SAP S/4HANA. Ob sie für Ihren Fall passt, entscheiden Version, Lizenz und Umfang.
ACTIWARE.IO
Übergaben zwischen ELO und Geschäftssystemen modellieren wir je nach Projekt mit ACTIWARE.IO. Der Hersteller nennt Konnektoren für über 80 ERP- und CRM-Systeme; wir sind offizieller ACTIWARE-Partner.
Mehr zu ACTIWARE.IOPortrait und eigene Entwicklung
Portrait liest Quellen über ELO, SQL und REST API. Für KI-Anwendungen liefern wir eine eigene MCP-Anbindung für ELO. Was darüber hinausgeht, entwickeln wir.
- Projektstart
Am Anfang steht ein Vorgang, keine Schnittstellenliste.
Wir beginnen mit einem Vorgang, der heute Handarbeit kostet, etwa der Eingangsrechnung oder der Kundenakte. Als ELO-Partner seit 2013, achtfach ausgezeichnet, klären wir mit Fachbereich und IT vier Fragen, bevor etwas gebaut wird.
Wo entsteht der Beleg?
Im Geschäftssystem, im Posteingang, beim Lieferanten: Der Entstehungsort bestimmt, wo die Übergabe ansetzt.
Welches System führt welche Information?
Stamm- und Bewegungsdaten bleiben im führenden System, Dokumente und ihr Bearbeitungsstand in ELO. Jedes Feld hat genau eine Quelle.
Was löst die Übergabe aus?
Ein gebuchter Beleg, ein neuer Auftrag, eine erteilte Freigabe – jeder Auslöser wird benannt und getestet.
Was wird zurückgemeldet?
Welche Rückmeldung das führende System braucht, damit der nächste Schritt dort weitergehen kann.
Was bringen Sie zum Erstgespräch mit?
Einen konkreten Vorgang und ein grobes Bild Ihrer Systemlandschaft: wie das System betrieben wird, wer es betreut und ob ELO bereits im Einsatz ist. Ideal ist je eine Person aus Fachbereich und IT.
Welches System
arbeitet bei Ihnen?
Jede Seite beschreibt einen typischen Vorgang in den Begriffen des jeweiligen Systems: welcher Beleg, welche Rolle, welche Fragen die IT zuerst stellt.
ERP für Konzern und große Organisationen
Viele Gesellschaften, eigene SAP- oder ERP-Teams, feste Releasepläne. Hier zählt, dass die Anbindung einem Standard folgt und zur Systemstrategie passt.
ERP im Mittelstand
Ein System für Einkauf, Verkauf, Lager und oft auch die Buchhaltung, betreut von einem Partner oder einer kleinen IT. Hier zählt der kurze Weg vom Beleg zum Auftrag.
Rechnungswesen
Führt Buchungen, Konten, offene Posten und Zahlungen – im Unternehmen oder gemeinsam mit der Steuerkanzlei. Der Beleg kommt geprüft dort an.
Handwerk und Baunebengewerbe
Führt Projekte, Baustellen, Aufmaß und Abrechnung. Die Projektakte hält fest, was darüber hinaus entsteht.
CRM
Führt Kontakte, Verkaufschancen und Aktivitäten. Verträge und ihre Fassungen brauchen eine Akte.
HR und Recruiting
Führt Stellen, Bewerbungen und den Stand im Auswahlprozess. Mit der Einstellung beginnt die Personalakte.
- Weitere Systeme
Ihr System ist nicht dabei? Die Liste ist keine Grenze.
Die Seiten oben beschreiben eine Auswahl. Für jedes andere System genügen drei Auskünfte, um den Weg einzuschätzen.
Wie gibt das System Daten heraus?
Über eine API, einen Export, eine Datenbank? Ein Blick in die Dokumentation oder ein Gespräch mit dem Betreuer klärt das meist schnell.
Wer betreut es?
Die eigene IT, ein Systemhaus, der Hersteller: Wer Änderungen am System freigibt, sitzt von Anfang an mit am Tisch.
Welcher Vorgang drängt?
Eine Schnittstelle für alles gibt es nicht. Ein klar umrissener erster Vorgang zeigt, welche Daten wirklich gebraucht werden.
Häufige Fragenzu Schnittstellen
Nein. Diese Systeme bleiben für ihre Daten und Aufgaben führend. ELO wird zum Ort für Dokumente, Akten und dokumentenbasierte Prozesse, Portrait zeigt für einen Arbeitsfall den benötigten Ausschnitt.
Genau das soll die Anbindung vermeiden. Was im führenden System bereits vorliegt – etwa Lieferant, Bestellnummer oder Kostenstelle –, wird für Ablage und Workflow übernommen. Welche Felder das sind, legen wir je Vorgang fest.
Für einzelne Systeme gibt es Standardprodukte der Hersteller, etwa die ELO Suite for SAP ArchiveLink oder die Konnektoren von ACTIWARE.IO. Ob ein Standard Ihren Vorgang abdeckt oder eine eigene Übergabe nötig ist, zeigt die Analyse. Wir versprechen keinen Konnektor, bevor wir Ihre Installation kennen.
Die Akten in ELO und die Freigaberegeln bleiben bestehen; geprüft wird die Übergabe selbst. Deshalb dokumentieren wir je Schnittstelle, welche Felder und Auslöser sie nutzt, und empfehlen, sie in den Testplan jedes Releasewechsels aufzunehmen.
Nein. Ob Sie ELO neu einführen oder eine bestehende Installation erweitern: Ausgangspunkt ist der Vorgang, der heute Fragen offenlässt. Im Gespräch ordnen wir Bedarf, Systemlandschaft und Zielbild ein.