Jeder Plan
Pläne ändern sich, Nachträge kommen dazu, Lieferscheine und Abnahmeprotokolle entstehen direkt auf der Baustelle. Wir ordnen Unterlagen Projekt, Bauabschnitt und Gewerk zu – damit Bauleitung, Büro und Buchhaltung mit demselben Stand arbeiten.
Geordnet nach Projekt,
Abschnitt und Gewerk
Auf der Baustelle zählt, welcher Planstand gilt und welcher Lieferschein zu welchem Auftrag gehört. Sind Unterlagen dem Bauprojekt und dem passenden Abschnitt zugeordnet, finden Bauleitung und Büro sie dort, wo sie gebraucht werden – am Schreibtisch wie unterwegs.
Drei Übergaben, an denen der Bezug zählt
- Angebot wird Auftrag: Welche Angebotsfassung wurde beauftragt?
- Planung wird Bauleistung: Nach welchem Planstand wurde gebaut?
- Leistung wird Rechnung: Welches Aufmaß und welcher Nachtrag stehen dahinter?
- Aufbau der Bauakte
Eine Bauakte,
sechs Register.
So kann eine Bauakte gegliedert sein. Welche Register und Merkmale Ihr Unternehmen braucht, legen wir in der Konzeptphase mit Bauleitung und Büro fest.
Angebot und Auftrag
Anfrage, Leistungsverzeichnis, Kalkulationsstand, Angebot und Bauvertrag. Erkennbar bleibt, welche Fassung beauftragt wurde und worauf sich ein späterer Nachtrag bezieht.
Pläne und Planstände
Jeder Plan trägt Index und Datum. Der gültige Stand ist als solcher zu erkennen, ältere bleiben nachvollziehbar, statt in Postfächern zu kursieren.
Bautagebuch und Regieberichte
Bautagesberichte, Regieberichte, Fotos und Besprechungsprotokolle sind dem Bauabschnitt zugeordnet. Wer nachfragt, findet Tag und Ort.
Aufmaß und Nachträge
Aufmaßblätter, Mehr- und Minderleistungen, Nachtragsangebote und ihre Beauftragung. Was abgerechnet wird, lässt sich auf eine Leistung zurückführen.
Subunternehmer und Lieferanten
Verträge, Nachweise und Bescheinigungen der Subunternehmer, dazu Bestellungen und Lieferscheine. Läuft ein Nachweis ab, erinnert eine Wiedervorlage.
Abnahme und Gewährleistung
Abnahmeprotokolle, Mängellisten und die Fristen danach. Die Akte gibt auch nach Bauende Auskunft.
Vier Anwendungen
zwischen Baustelle und Buchhaltung.
Die Bauakte ordnet. Diese Anwendungen bringen Bewegung in das, was darin liegt.
Rechnungserfassung
Rechnungen von Lieferanten und Subunternehmern werden ausgelesen und digital freigegeben. Die Bauleitung prüft sachlich, die Buchhaltung sieht, wo die Rechnung liegt.
Zur RechnungserfassungEinkaufsakt
Bestellung, Lieferschein von der Baustelle und Rechnung liegen beisammen. Ein KI-Mitarbeiter gleicht die drei ab und zeigt Abweichungen vor der Zahlung.
Zum EinkaufsaktVertragsmanagement
Bauverträge, Subunternehmerverträge und ihre Nachträge in einer Vertragsakte. Fristen sind sichtbar, bevor sie verstreichen.
Zum VertragsmanagementMobiles Arbeiten
Die Bauleitung ruft den Plan vor Ort auf. Fotos, Formulare und Rückmeldungen landen beim Bauabschnitt statt in der Galerie eines Smartphones.
Zu Mobiles Arbeiten
Wir wollten die steigende Papierflut eliminieren, ein einheitliches Ablagesystem schaffen sowie eine Nachvollziehbarkeit erhalten, wo sich gerade die Rechnung befindet. Durch das neue System können jetzt keine Dokumente mehr verloren gehen.
Aus dem Bauwesen:
BRUCHA.
Begonnen hat das Projekt bei der Eingangsrechnung – dem Vorgang, der Baustelle, Einkauf und Buchhaltung berührt.
Digitale Eingangsrechnungen
- Bauwesen
BRUCHA fertigt Paneele für den Kühlhaus- und Hallenbau. Eingangsrechnungen liefen auf Papier durchs Haus, Freigaben brauchten Zeit. Heute liest ELOprofessional mit DocXtractor die Rechnungen aus, und es ist jederzeit ersichtlich, wo eine Rechnung liegt. Als Folgeprojekte nannte BRUCHA die E-Mail-Archivierung und eine Projektakte.
Case Study ansehen: Digitale Eingangsrechnungen
Häufige Fragenzum Baugewerbe
Über Merkmale am Dokument: Projekt, Bauabschnitt, Gewerk, Planindex und Datum. Damit ist erkennbar, welcher Stand gilt, und ältere Stände bleiben auffindbar. Welche Merkmale Ihre Pläne tragen sollen, legen wir in der Konzeptphase fest.
Ja, wenn der Zugriff dafür eingerichtet ist. Unterlagen lassen sich am Einsatzort aufrufen, Fotos und Formulare werden dem Vorgang zugeordnet. Wie das zu Ihrer Infrastruktur und Ihren Berechtigungen passt, klären wir vor der Umsetzung.
Ja. Kalkulation, AVA und ERP führen weiter ihre Daten. Die Bauakte hält die Dokumente dazu zusammen und übergibt, was vereinbart ist – etwa geprüfte Rechnungen an die Buchhaltung. Welche Systeme sich wie anbinden lassen, prüfen wir technisch, bevor wir es zusagen.
Mit einem, der heute hakt. Naheliegend ist die Eingangsrechnung, weil sie Baustelle, Einkauf und Buchhaltung verbindet; BRUCHA hat so begonnen. Ebenso gut kann es die Planverteilung oder der Nachtrag sein. Im Erstgespräch grenzen wir den ersten Vorgang mit Ihnen ab.