ELO-Schnittstelle zu
Aptean ERP rs2 führt Rechnungswesen und Warenwirtschaft in einem System. Fragt die Wirtschaftsprüfung nach den Belegen zu einer Buchung, beginnt trotzdem oft das Kopieren. Mit ELO steht hinter jeder Buchung der ganze Vorgang.
Ein Beleg kommt selten allein. Drei gehören zusammen.
Weil Warenwirtschaft und Rechnungswesen in rs2 zusammen geführt werden, lässt sich ein Einkaufsvorgang durchgängig kennzeichnen. Die Akte übernimmt diese Klammer.
- Bestellung
- Lieferschein
- Rechnung
Die Bestellung
Sie entsteht in rs2 und geht als Dokument an den Lieferanten. Eine Kopie in der Akte zeigt, was genau bestellt wurde – auch nach späteren Änderungen im System.
Der Lieferschein
Er kommt auf Papier mit der Ware. Gescannt und zur Bestellnummer gelegt, belegt er Menge und Datum des Eingangs.
Die Rechnung
Sie durchläuft Prüfung und Freigabe in ELO und wird danach in rs2 gebucht. Der Verlauf bleibt am Beleg.
Die Prüferin fordert eine Stichprobe an.
Zu jeder Buchung den ganzen Vorgang.
Ein Beispiel aus dem Rechnungswesen. Zum Jahresabschluss verlangt die Wirtschaftsprüfung zu ausgewählten Buchungen Rechnung, Lieferschein und Bestellung. Die Buchungen stehen in rs2. Die Papiere stehen in Ordnern, nach Monaten sortiert, in zwei Abteilungen.
Liegen die Dokumente in ELO und tragen sie Belegnummer und Bestellnummer aus rs2, wird aus der Suche eine Abfrage. Die Leitung des Rechnungswesens stellt die Vorgänge zusammen und gibt sie der Prüferin über ein Portal in Portrait AI zum Lesen frei.
Niemand kopiert, niemand trägt Ordner.
Bleibt in Aptean ERP rs2
- Konten, Buchungen und offene Posten in rs2
- Artikel, Bestellungen und Wareneingänge
- Produktionsplanung und Auswertungen
Steht hinter der Buchung
- Bestellung in der versandten Fassung
- Lieferschein mit Eingangsvermerk
- Rechnung mit Freigabeverlauf und Kontierung
- Drei Festlegungen
Was wir mit Ihrem Rechnungswesen vorab festlegen.
Die Akte ist nur so gut wie ihre Kennzeichen. Drei Festlegungen genügen, damit jede Buchung ihren Vorgang findet.
Welche Nummer verbindet?
Bestellnummer und Belegnummer aus rs2 werden beim Ablegen übernommen. Darüber findet die Suche Bestellung, Lieferschein und Rechnung gemeinsam.
Wer muss lesen, ohne in rs2 zu arbeiten?
Geschäftsführung, Prüfer, Außendienst. Für sie ist Portrait der Zugang.
Was geschieht mit den Ordnern der Vorjahre?
Sie müssen nicht alle gescannt werden. Ab einem Stichtag wird digital abgelegt; ältere Jahrgänge folgen nur, wenn sie noch gebraucht werden.
Häufige Fragenzu Aptean ERP rs2 und ELO
Das legen wir mit Ihrem rs2-Betreuer fest. Aptean nennt für den Datenaustausch unter anderem EDIFACT und XML-EDI; welche Übergabe für Stammdaten und Rückmeldungen in Ihrer Installation bereitsteht, klären wir, bevor wir einen Weg zusagen.
Es vereinfacht sie. Lieferant, Bestellung und Kostenstelle kommen aus einer Quelle, und das Ergebnis der Freigabe geht an ein System zurück.
Dort, wo Sie ELO betreiben. Die Betriebsform legen wir zu Beginn mit Ihrer IT fest; sie ist unabhängig davon, wie rs2 bereitgestellt wird.