Vom Angebot bis zur Rechnung:
Angebot, Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung entstehen an unterschiedlichen Stellen. Wir führen sie in einer Akte pro Kunde und Auftrag zusammen – nachvollziehbar für Vertrieb, Projektteam und Buchhaltung.
Vier Fragen,
die eine Auftragsakte beantwortet.
Eine Dienstleistung lässt sich nicht ins Regal stellen. Ihre Grundlagen schon: was vereinbart wurde, was geprüft ist, was abgerechnet werden darf.
Was wurde beauftragt?. Angebot, Änderung und unterschriebener Auftrag liegen oft in drei Anwendungen. In der Akte steht der Stand, der gilt – für Projektleitung, Backoffice und Buchhaltung derselbe.
Welche Fassung ist freigegeben?. Konzept, Gutachten oder Bericht gehen durch Entwurf, Prüfung und Freigabe. Die Akte unterscheidet den Arbeitsstand vom freigegebenen Ergebnis.
Worauf beruht die Rechnung?. Stundennachweis, Servicebericht oder Abnahme liegen bei der Leistung, die abgerechnet wird. Fragt der Kunde nach, genügt ein Griff in die Akte.
Wer weiß es, wenn die Kollegin im Urlaub ist?. Bei Europos war Wissen früher an einzelne Sachbearbeiter gebunden. Heute liegen Vorgang und E-Mails an einer Stelle, und jeder im Team kann Auskunft geben.
Kunde und Auftrag
als roter Faden
Dienstleistungen leben von Absprachen, Nachweisen und Freigaben. Liegen diese Unterlagen beim jeweiligen Kunden und Auftrag, beantworten Sie Rückfragen schnell und rechnen Leistungen sauber ab.
Was in die Auftragsakte gehört
- Anfrage, Briefing und Angebotsfassungen
- Auftrag, Rahmenvertrag und Änderungen
- Arbeitsergebnisse mit Stand und Freigabe
- Stundennachweise, Serviceberichte, Abnahmen
- Schriftverkehr mit dem Kunden
- Ausgangsrechnung und ihre Grundlage
Was Dienstleister
außerdem entlastet.
Vier Anwendungen rund um Kundentermin, Vertrag und Reise.
Vertriebsautomatisierung. Vor dem Kundentermin führt ein KI-Mitarbeiter Angebote, Bestellungen, Zahlungsverhalten und Dokumente zum Kunden zusammen. Danach legt er das Angebot an. Zur Vertriebsautomatisierung
Vertragsmanagement. Rahmenverträge, Einzelaufträge und Verlängerungen: Laufzeit und Kündigungsfrist sind sichtbar, bevor sich ein Vertrag still verlängert. Zum Vertragsmanagement
Reisekostenabrechnung. Wer beim Kunden arbeitet, reist. Belege gehen im Chat an einen KI-Mitarbeiter, der sie ausliest und gegen die Reiserichtlinie prüft. Zur Reisekostenabrechnung
Kundenportale. Kunden rufen Berichte, Nachweise und Rechnungen selbst ab – rund um die Uhr und ohne Anfrage im Backoffice. Zu den Kundenportalen
Ein Dienstleister,
der schneller Auskunft gibt.
Europos betreut Technik im Handel. Auskunft auf Rückfragen ist dort Teil der Leistung.
Verkürzte Reaktionszeiten
- Infrastruktur
Europos betreut Kassensysteme und Digital Signage mit elf Technikerstandorten in Österreich. Dokumente kamen per E-Mail und ließen sich keinem Vorgang zuordnen. Mit ELOprofessional, der Anbindung an Microsoft Dynamics NAV und der Mailarchivierung gibt das Team bei Rückfragen sofort Auskunft. Der Außendienst ist angebunden.
Case Study ansehen: Verkürzte Reaktionszeiten
Häufige Fragenzu Dienstleistungen
Bei Europos gehört die Mailarchivierung zur Lösung: Schriftverkehr liegt beim Vorgang statt im persönlichen Postfach. Welche E-Mails automatisch und welche von Hand abgelegt werden, legen wir mit Ihnen fest. Angebunden ist bei Europos auch das ERP, dort Microsoft Dynamics NAV.
CRM und Zeiterfassung führen Daten: Kontakte, Chancen, Stunden. Die Akte führt die Dokumente dazu – Angebot, Auftrag, Arbeitsergebnis, Nachweis – und hält fest, welche Fassung gilt. Beide Seiten bleiben, wo sie sind, und werden über Kunde und Auftrag verbunden.
Ja, über ein Kundenportal mit persönlichem Zugang. Was ein Kunde dort sieht und woher die Inhalte kommen, legen wir je Projekt mit Ihnen fest.
Das hängt vom Umfang ab. Ein Anhaltspunkt aus der Praxis: Bei Europos war das Projekt nach vier Monaten termingerecht beendet. Aufwand und Termine für Ihr Vorhaben nennen wir nach der Konzeptphase, nicht davor.