Dokumentenmanagement
Die Suche liefert drei Verträge mit ähnlichem Namen. Welcher gilt, zu welchem Vorgang er gehört und wer ihn sehen darf, sagt der Treffer nicht. Wir entwerfen die Aktenstruktur, richten ELO danach ein und begleiten die Einführung – als ELO-Partner seit 2013, achtfach ausgezeichnet.
Nach dem Fund
beginnt die Einordnung.
Ein Ordnername sagt, wo etwas liegt – nicht, was es ist. Für die Bearbeitung zählen Dokumentart, Geschäftspartner, Vorgang, Datum, Status und zuständige Rolle. Diese Angaben, die Metadaten, legen wir mit Ihnen fest, bevor das erste Dokument abgelegt wird.
Welche davon nötig sind, ergibt sich aus drei Dingen: wonach gesucht wird, wie bearbeitet wird und was nachzuweisen ist.
- Vorgehen
Von der Ablage zur Akte.
Ein Dokumentenmanagement führen wir in sechs Schritten ein. Nach jedem liegt etwas vor, über das Sie entscheiden können.
Bestand sichten
Welche Dokumentarten gibt es, wo liegen sie, wer arbeitet damit? Ihr Fachbereich zeigt uns echte Vorgänge, keine Musterordner.
Struktur entwerfen
Aus den Vorgängen entstehen Aktenarten, Metadaten und Berechtigungen. Die Struktur liegt als Konzept vor, bevor etwas eingerichtet wird.
ELO einrichten
Wir konfigurieren ELO nach dieser Struktur: Ablagemasken, Akten, Rechte, Suche. Was der Standard offen lässt, ergänzen wir im vereinbarten Umfang.
Anbinden und übernehmen
Stammdaten kommen aus dem ERP, Kontakte aus dem CRM. Was aus Laufwerken und Altarchiven übernommen wird, entscheiden Sie je Dokumentart.
Testen und einführen
Ihr Fachbereich prüft mit eigenen Fällen. Danach schulen wir die Anwenderinnen und Anwender und begleiten den Start im Betrieb.
Weiterführen
Auf die erste Akte folgen meist weitere. Betreuung, Anpassungen und den Ausbau auf andere Bereiche vereinbaren wir im Projekt.
ELO ist das Fundament.
Das Projekt entsteht bei Ihnen.
Ein Dokumentenmanagement lässt sich nicht fertig installieren. ELO stellt die Funktionen bereit. Welche Akte Ihr Auftrag, Ihr Prüfprotokoll oder Ihre Kundenkorrespondenz braucht, steht in keinem Handbuch – das ergibt sich aus Ihrer Arbeit.
Welche ELO-Version, Lizenz und Business Solution zur Aufgabe passt, prüfen wir im Projekt. Das Produkt selbst beschreibt die Seite ELO ECM Suite.
ELO bringt mit
- Volltextsuche, Metadaten und Versionen
- strukturierte Ablage in Akten
- Business Solutions, etwa für Rechnungen, Verträge und Personalakten
Wir bringen ein
- Informations- und Aktenstruktur
- Konfiguration, Erweiterung und Anbindung
- Test, Schulung und Einführung
Sie bringen ein
- das Wissen über Ihre Vorgänge
- die Entscheidung über Rechte und Aufbewahrung
- Personen aus dem Fachbereich, die mit echten Fällen prüfen
- Warum ELO
Warum ELO? Sechs Vorteile im Alltag.
Für Dokumentenmanagement setzen wir auf die ELO ECM Suite – als ELO-Partner seit 2013. Diese Eigenschaften merken Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeden Tag.
Akten statt Ordner
Dokumente liegen in digitalen Akten mit Metadaten. Über Verweise erscheint ein Dokument in mehreren Akten, ohne kopiert zu werden.
Schnell gefunden
Volltextsuche und Metadaten führen zum Dokument – auch wenn der Dateiname nichts verrät.
Jede Fassung erhalten
Änderungen werden als Versionen gespeichert. Ein ausgecheckter Eintrag wird nicht gleichzeitig von zwei Personen bearbeitet.
Rechte, die mitgehen
Berechtigungen regeln, wer eine Akte oder ein einzelnes Dokument sehen und bearbeiten darf.
Abläufe am Dokument
Freigaben und Aufgaben laufen als Workflow direkt am Dokument, mit Vertretungen und Wiedervorlagen.
Passt in Ihre Landschaft
Anbindungen an Microsoft 365 und SAP, Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der ELO Cloud – und fertige Lösungen für Rechnungen, Verträge und Personal, wenn Sie ausbauen.
Damit aus einem Treffer
die richtige Unterlage wird.
Volltext und Metadaten helfen beim Finden. Drei Fragen bleiben nach dem Fund offen – die Akte beantwortet sie.
Ein Treffer im Ordner
- Drei Dateien mit ähnlichem Namen – welche Fassung gilt, bleibt offen
- Der Pfad nennt den Ablageort, nicht den Vorgang
- Wer das Dokument sehen darf, hängt am Ordner
Ein Treffer in der Akte
- Der Stand ist erkennbar – und damit die Fassung, die gilt
- Das Dokument gehört zu einem Vorgang
- Berechtigungen regeln, wer darauf zugreifen darf
Zeigen Sie uns Ihre Ablage.
Häufige Fragenzu Dokumentenmanagement
Mit einer, die viele täglich brauchen und deren Grenzen klar sind – etwa der Kundenakte, der Auftragsakte oder der Vertragsakte. An einer überschaubaren Aktenart zeigt sich früh, ob Metadaten und Berechtigungen im Alltag tragen. Weitere Aktenarten folgen auf derselben Struktur.
Das entscheiden Sie je Dokumentart. Manche Bestände werden mit Metadaten übernommen, andere bleiben als Altbestand lesbar, wieder andere laufen aus. Im Konzept steht, was übernommen wird, woher die Metadaten kommen und wer die Übernahme prüft. Bei neu eingehenden Belegen lassen sich Metadaten auslesen statt eintippen – das beschreibt die Leistung Intelligent Document Processing (IDP).
Das lässt sich nicht pauschal zusagen. Versionierung, Berechtigungen und nachvollziehbare Zugriffe sind technische Bausteine. Ob Ihr Betrieb gesetzliche oder interne Vorgaben erfüllt, hängt zusätzlich von Konfiguration, Organisation und Verfahren ab. Diese Anforderungen klären wir im Projekt gesondert, gemeinsam mit den Personen, die sie bei Ihnen verantworten.
Beides ist möglich: auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einem Rechenzentrum. Welche Betriebsform passt, richtet sich nach Ihren Vorgaben für Datenhaltung, Zugriff und Betreuung. Festgelegt wird sie in der Konzeptphase.
Ob Ihr Team neue Dokumentarten und Rechte selbst einrichtet oder wir das übernehmen, legen wir gemeinsam fest – ebenso, wer Updates von ELO einspielt. Die Schulung richtet sich danach, was Ihr Team später selbst tun will.
Es geht um Sicherstellung von Firmen-Knowhow! Das Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Es ist von großer Wichtigkeit, deren Wissen aufzubewahren und zur Verfügung zu haben.
Das Dokument ist da.
Und was geschieht damit?
Liegt die Unterlage in der richtigen Akte, folgen die nächsten Fragen: Wie kommt sie ins ERP, und was lässt sich daraus automatisch lesen? Zwei Leistungen, die daran anschließen.
Intelligent Document Processing
- ELO DocXtractor II
- Portrait AI
- ACTIWARE.IO
Damit ein Dokument beim Ablegen seine Angaben schon mitbringt: IDP erkennt die Belegart und liest die Felder aus – mit ELO DocXtractor II oder einem KI-Mitarbeiter in Portrait AI.
Mehr zur Leistung: Intelligent Document Processing
KI-Potenzialanalyse
- Reifegrad
- Wirtschaftlichkeit
- KI-Roadmap
Wo lohnt sich KI bei Ihnen? Wir bewerten Reifegrad, Prozesse und Anwendungsfälle, rechnen die Wirtschaftlichkeit und liefern eine priorisierte KI-Roadmap.
Mehr zur Leistung: KI-Potenzialanalyse
Andere Branche,
andere Akte.
Bauakte, Wartungsakte, Kundenakte: Was zusammengehört, bestimmt das Geschäft. Sehen Sie, wie Vorgänge in einzelnen Branchen aussehen.
