ELO-Schnittstelle zu
Bei DATEV treffen sich Unternehmen und Steuerkanzlei: Belegbilder gehen hin, Buchungen entstehen dort. Die Rückfrage der Kanzlei – wofür war das, und wer hat es freigegeben? – beantwortet DATEV nicht. Der Beleg sollte die Antwort mitbringen.
Drei Stationen, ein Beleg.
Wer mit einer Kanzlei zusammenarbeitet, hat den Weg des Belegs in drei Abschnitte geteilt. Für jeden ist jemand anderes zuständig.
- Unternehmen
- ELO
- Kanzlei
Im Unternehmen
Die Rechnung kommt an, wird einer Abteilung zugeordnet und sachlich geprüft. Hier entsteht das Wissen, das der Kanzlei später fehlt.
In ELO
Prüfung und Freigabe laufen als Workflow, der Beleg liegt in der Akte. Kostenstelle, Vermerk und freigebende Person stehen am Dokument.
Bei DATEV
Belegbild und Daten gehen an DATEV Unternehmen online oder an das Rechnungswesen der Kanzlei. Gebucht wird dort.
Was die Kanzlei bekommt, macht den Unterschied.
Der Beleg ist derselbe. Was an ihm hängt, nicht.
Belegbild allein
- Die Kanzlei sieht Betrag und Lieferant, nicht den Anlass
- Rückfragen gehen per E-Mail an die Buchhaltung und von dort ins Haus
- Ob die Rechnung intern freigegeben war, bleibt offen
Belegbild mit geprüften Daten
- Kostenstelle und Vermerk kommen mit dem Beleg an
- Die Freigabe ist dokumentiert, bevor gebucht wird
- Rückfragen beantwortet die Akte, nicht das Gedächtnis
Ein Kassenbeleg über 84 Euro.
Und die Frage, wofür.
Ein Beispiel aus einem Unternehmen ohne eigene Buchhaltung. Ein Mitarbeiter kauft Material im Baumarkt und zahlt bar. Der Kassenbeleg wandert in die Ablage für die Kanzlei, zusammen mit allem anderen aus diesem Monat.
Wochen später fragt die Kanzlei nach: für welches Projekt, und wer hat es genehmigt? Mit Portrait AI fotografiert der Mitarbeiter den Beleg gleich nach dem Kauf, wählt das Projekt und schickt ihn zur Freigabe. In ELO liegt er danach mit Vermerk in der Akte, bereit für die Übergabe an DATEV.
Die Kanzlei bucht, ohne anzurufen.
Bleibt bei DATEV und der Kanzlei
- Buchungsstapel und Kontierung
- Offene Posten und Jahresabschluss
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
Bringt der Beleg aus ELO mit
- Belegbild in lesbarer Qualität
- Projekt, Kostenstelle und Vermerk
- Name und Datum der Freigabe
- Übergabe an DATEV
DATEV kennt mehrere Eingänge. Welcher passt, entscheidet die Kanzlei mit.
DATEV beschreibt für Software von Drittanbietern mehrere Datenservices. Wir nennen sie, damit Sie mit Ihrer Kanzlei darüber sprechen können; welcher genutzt wird, steht erst nach der Analyse fest.
Belegbilderservice Rechnungswesen
Überträgt digitale Belege an DATEV Unternehmen online.
Rechnungsdatenservice 1.0
Überträgt strukturierte Belegdaten und Belege; in den Rechnungswesen-Programmen von DATEV werden daraus Buchungsvorschläge.
Buchungsdatenservice
Überträgt Buchungsdaten, Stammdaten und zugehörige Belegbilder an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
Produkte der Hersteller
ELO führt ELO for DATEV in seiner Produktliste, ACTIWARE nennt eine Edition für DATEV. Ob einer dieser Bausteine Ihren Vorgang abdeckt, prüfen wir mit Ihnen und Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragenzu DATEV und ELO
Gerade dann. Prüfung und Freigabe bleiben Ihre Aufgabe, und die Kanzlei braucht vollständige, freigegebene Belege. ELO führt den Beleg bis zu diesem Punkt und hält den Verlauf fest.
Am Ziel nichts. DATEV Unternehmen online bleibt der Ort, an dem Sie und Ihre Kanzlei auf die Belege zugreifen. Neu ist, dass ein Beleg dort erst ankommt, wenn er im Haus geprüft und freigegeben wurde.
Sie muss einverstanden sein und den Eingang auf ihrer Seite einrichten. Deshalb sitzt die Kanzlei beim Konzept mit am Tisch; welcher Datenservice genutzt wird, ist auch ihre Entscheidung.