Ein Export ist noch
Ein Beleg wird im ERP gebucht, das Dokument liegt in ELO. Erst wenn beide Seiten zuverlässig voneinander wissen, wird aus zwei Systemen ein durchgängiger Vorgang.
ACTIWARE.IO: Abläufe zeichnen statt programmieren.
ACTIWARE.IO ist die No-Code-Plattform des Herstellers ACTIWARE. Integrationen, Automatisierungen und Dokumentenverarbeitung entstehen dort in einem grafischen Designer. Angebunden werden ERP- und CRM-Systeme, Microsoft 365, E-Mail-Postfächer und ECM-Systeme wie ELO. Als offizieller ACTIWARE-Partner setzen wir die Plattform ein, wenn ein Vorgang mehr als ein System berührt.
- No-Code
- ERP
- CRM
- Microsoft 365
- ELO
Der Ablauf als Modell
Ein Ablauf wird per Drag & Drop zusammengestellt – mit Verzweigungen, Schleifen und Fehlerbehandlung. Die Dokumentation erzeugt die Plattform auf Knopfdruck, als Soll und als Ist.
Drei Arten von Auslösern
Hintergrundprozesse laufen in festen Abständen, auf ein Ereignis hin oder auf Abruf. Ein Beispiel: Eine E-Mail erfüllt festgelegte Kriterien und wird mit ihrem Anhang an den Folgeprozess übergeben.
Das Modul für ELO
Für ELOprofessional und ELOenterprise gibt es ein eigenes Modul. Es klassifiziert und verschlagwortet Dokumente, legt Strukturen und Referenzen an, setzt Berechtigungen und startet Workflows.
ELO kennenlernen
- Laut Hersteller
Was sich anbinden lässt. Die Angaben von ACTIWARE.
Diese Übersicht gibt wieder, was der Hersteller zu seiner Plattform angibt. Welche Bausteine Ihr Vorhaben braucht und was Ihre Systeme bereitstellen, prüfen wir im Projekt.
ERP und CRM
Konnektoren unter anderem für SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central und NAV, abas, APplus, proALPHA, Infor M3, DATEV und Salesforce; der Hersteller spricht von über 80 Systemen. Stamm- und Bewegungsdaten werden gelesen, freigegebene Belege zurückgeschrieben.
Microsoft 365 und E-Mail
Module für SharePoint, Teams, Exchange und IMAP-Postfächer. E-Mails und Anhänge lassen sich nach Kriterien filtern, archivieren und einem Vorgang zuordnen.
Offene Schnittstellen
REST, SOAP, OData und SQL für Systeme, die keinen eigenen Konnektor haben.
E-Rechnung
ZUGFeRD, XRechnung nach EN 16931 und die Schweizer QR-Rechnung werden validiert und auf die Zielstruktur abgebildet.
KI in der Dokumentenverarbeitung
Die Plattform erkennt Text, klassifiziert Dokumente und liest Daten aus, bevor sie an das ERP gehen. Für die Prüfung durch einen Menschen gibt es einen eigenen Baustein. Die Modelle können in der Cloud oder in der eigenen Infrastruktur laufen.
Betrieb
In der Cloud oder vollständig im eigenen Rechenzentrum.
Die Sidebar: das Archiv am Vorgang.
Suchen und ablegen, ohne die Maske im ERP zu verlassen. Die Sidebar von ACTIWARE.IO sitzt neben dem geöffneten Vorgang – im Bild ein Verkaufsauftrag – und übernimmt dessen Auftragsnummer.
Von dort starten die Aktionen: Suche, Ablage, Schnellablage, Barcode, E-Mail und Dokument. Das Dokument landet beim richtigen Vorgang im Archiv, und wer im ERP arbeitet, findet es von dort aus wieder.
Ein Ereignis setzt Information in Bewegung.
Die erfasste Rechnung, ein neues Dokument aus der Fachanwendung oder ein geänderter Bearbeitungsstatus: Solche Ereignisse können den nächsten Prozessschritt auslösen. Der modellierte Ablauf übernimmt die vorgesehenen Daten und Dokumente, bereitet sie nach den definierten Regeln auf und übergibt sie an das Zielsystem. Dort geht die Bearbeitung weiter, ohne dass jemand Daten ein zweites Mal überträgt.
- ERP
- CRM
- Fachanwendung
- ELO
Dokumente aus Geschäftssystemen übernehmen
Statt per E-Mail oder manuellem Export gelangen Belege, Berichte oder Korrespondenz aus ERP, CRM oder Fachanwendungen zu ELO. Dort werden sie dem passenden Vorgang zugeordnet.
Eingehende Dokumente weiterverarbeiten
Rechnungen, Bestellungen oder andere Eingänge werden erfasst, um die benötigten Informationen ergänzt und für den nächsten Bearbeitungsschritt bereitgestellt.
Zur RechnungserfassungStatus zwischen Systemen austauschen
Ein Bearbeitungs- oder Freigabestatus endet nicht in einem System. Er steht dort bereit, wo Fachbereich und IT ihn für den weiteren Ablauf benötigen.
- Unser Anteil
Erst klären, was wohin gehört.
Ein Designer ersetzt keine Entscheidung. Bevor wir einen Ablauf modellieren, klären wir mit Fachbereich und IT fünf Fragen. Die Antworten bestimmen den Informationsfluss. Auf dieser Grundlage setzen wir die Integration um und verbinden ACTIWARE.IO mit ELO und den beteiligten Geschäftssystemen.
Quelle
Wo entstehen Dokumente und Daten?
Führendes System
Welches System führt welche Information?
Auslöser
Welches Ereignis löst eine Übergabe aus?
Inhalt
Welche Informationen werden übertragen?
Nächster Schritt
In welchem System wird der Vorgang weiterbearbeitet?
ELO hält den Vorgang. ACTIWARE.IO hält ihn in Bewegung.
ELO strukturiert Dokumente, Akten und dokumentenbasierte Prozesse. Sobald ein Ablauf auch ERP, CRM oder Fachanwendungen einbezieht, laufen die vereinbarten Übergaben über die Integrationsplattform.
Dokumente gelangen zu ELO, Statusinformationen zurück in ein Geschäftssystem. Wiederkehrende Verarbeitungsschritte lassen sich automatisieren, während jedes beteiligte System für seine eigentliche Aufgabe zuständig bleibt.
Im Hintergrund der Fluss. Vorn die Aufgabe.
ACTIWARE.IO bewegt Dokumente und Daten zwischen den beteiligten Systemen. Portrait AI macht ausgewählte Informationen in einer Oberfläche nutzbar, die auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten ist.
Dort prüfen interne oder externe Beteiligte einen Status, ergänzen Angaben oder stellen Dokumente bereit. Die definierten Übergaben zu ELO und den führenden Geschäftssystemen laufen im Hintergrund weiter.
Häufige Fragenzu ACTIWARE
Eine, die heute von Hand läuft: ein Export, eine weitergeleitete E-Mail, ein abgetippter Beleg. Sie ist klar abgegrenzt und zeigt, welche Systeme voneinander wissen müssen. Im Erstgespräch klären wir den Bedarf und den grundsätzlichen Fit. Zielbild, Informationsstruktur und Integrationen werden anschließend in einer separat beauftragten Konzeptphase ausgearbeitet.
Nein. ACTIWARE verbindet Ihre bestehenden Systeme und ersetzt keines davon. Daten und Dokumente bleiben dort, wo sie geführt werden – im ERP, im CRM oder in ELO. Die Anwendung bringt die für den Vorgang nötigen Informationen zusammen und meldet Ergebnisse wieder an die führenden Systeme zurück.
Nein. ELO ist als praxiserprobtes ECM-System eine gute Plattform für Dokumente und Prozesse, und Portrait und ELO ergänzen sich durch ihre Integrationen. Für einfache Anwendungsfälle bringt Portrait aber eine eigene SQL-Engine mit, mit der sich Anwendungen auch ohne Vorsystem aufbauen lassen. Welche Basis passt, klären wir gemeinsam.
Eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs genügt: Welche Systeme sind beteiligt, und was wird heute exportiert, per E-Mail verschickt oder abgetippt? Ein, zwei typische Dokumente helfen zusätzlich.